03/25/2020
Por
MJV Team

Gestão de equipes remotas: como as práticas ágeis podem ajudar

A gestão de equipes remotas pode ser um desafio para algumas empresas, mas oferece oportunidades a todas.

É especialmente útil em situações emergenciais, como a que estamos vivendo agora com a pandemia de Coronavírus

Neste artigo, você vai refletir sobre os desafios do gerenciamento remoto de seu time e como as práticas ágeis podem ajudar fazer a transição com eficiência. Acompanhe!

Desafios da gestão de equipes remotas

Um dos grandes desafios da gestão remota de equipes é colocar todos os seus colaboradores na mesma página, percebendo que estão trabalhando em prol do mesmo objetivo de negócios. E a gente sabe que a transparência, nesses casos, é peça fundamental. 

Como planejar, acompanhar e ajustar as demandas da área, se a seu time está remoto?

Confira, a seguir, quais são os principais desafios enfrentados.

Cultura empresarial

A cultura da empresa leva tempo a se adaptar ao trabalho remoto. Isso envolve a contratação dos funcionários com perfis certos ou o desenvolvimento das novas skills, promovendo a comunicação saudável e incutindo a tradição do trabalho à distância. 

Na maioria dos casos, isso requer boa mudança no mindset corporativo, pois o cenário em que colaboradores trabalham ao alcance dos olhos do líder precisa ser superado. 

Isso pode causar um choque generacional; Millennials e Centennials, mergulhados na tecnologia e mais propensos ao trabalho remoto, muitas vezes são incompreendidos por suas lideranças de outras gerações.

Distância geográfica

Este é um dos desafios mais visíveis. Coordenar um time distribuído, muitas vezes com membros em diversos fusos horários, por exemplo, não é tarefa simples. Organizar um cronograma de trabalho, encontrar uma rotina e descobrir os horários em que todos possam se reunir com frequência pode ser bastante trabalhoso, especialmente na transição.  

Comunicação

A comunicação é a chave do sucesso para uma equipe. É fundamental reunir informações de todos os membros e saber no que cada pessoa está trabalhando. 

Quando uma equipe trabalha remotamente, nem sempre é fácil promover a comunicação aberta — que leve a um relacionamento onde todos se sintam partes de um time. 

Por um instante, você pode pensar que há muitas ferramentas hoje para que as pessoas se comuniquem, mas isso também é um desafio. É preciso escolher entre tantas maneiras, aquela que facilite o diálogo e evite ruídos comunicacionais para o time.

Controle das atividades e da produtividade

Você sabe quanto trabalho sua equipe remota realiza e a que taxa? Para muitos gerentes, a resposta para essas perguntas não é tão clara quanto deveria ser. É difícil saber se alguém está sendo subutilizado ou não está exercendo seu próprio peso. Nesse processo de transição, entender a produtividade é mais complexo do que quando esse alguém está ao alcance dos olhos. Mas é só nesse início. 

As melhores práticas ágeis para gerir seu time remotamente

São muitas as metodologias ágeis incorporadas no gerenciamento de equipes remotas dos mais variados formatos. A mais popular, sem sombra de dúvidas, é o SCRUM

Por isso, vamos considerá-lo aqui e apresentar, em seguida, algumas dicas de como fazer gestão de equipes remotas com as práticas desse framework. Confira.

Trabalho em Sprints

Sprints são a chave para administrar uma equipe Agile. 

Em vez de definir metas por trimestre ou por ano, você as divide em projetos menores, que variam de 1 a 4 semanas. 

Quanto tempo? Depende das preferências da sua equipe e da natureza do seu trabalho. Sprints mais longos são mais difíceis de planejar, mas mais fáceis de implementar. Os mais curtos mantêm a equipe mais focada, mas também podem ser mais estressantes — é preciso ser bastante criterioso e alternar entre os dois tipos, conforme a necessidade. 

 Para iniciar o sprint, primeiro crie uma lista de todos os itens que sua equipe deseja realizar no futuro próximo (esse é o seu backlog).

Em seguida, estime quanto tempo cada um levará. É importante ser realista sobre o que você coloca no seu sprint para que sua equipe não fique sobrecarregada ou entediada. Dito isto, é provável que os dois primeiros sprints superestimam ou subestimam o que a equipe pode realizar. A chave é aprender com esses erros e ajustar.

Por fim, o líder da equipe prioriza a lista de tarefas e seleciona a maior prioridade a ser incluída no sprint. Em seguida, a equipe divide as tarefas, estima o tempo para cada uma delas e começa.

Como gerenciar um sprint remotamente? Depende das necessidades individuais de sua equipe. Isso pode ser feito em uma planilha de Excel ou em uma ferramenta de gerenciamento de tarefas — muito mais recomendável.

→ Leia também: 

Check-ins regulares

O planejamento é uma parte importante de toda prática ágil, mas não importa com que cuidado você planeje os obstáculos, eles sempre estarão lá. É por isso que é essencial fazer check-ins breves e regulares durante cada sprint.

Uma maneira popular de fazer isso é com uma reunião— com equipes remotas, use e abuse das ferramentas disponíveis no mercado (vamos, falar sobre elas nos próximos posts). É quando os principais membros da equipe se reúnem por 15 minutos todos os dias no mesmo horário. Cada um explana:

  • o que foi feito ontem,
  • o que será feito hoje e
  • os obstáculos que foram encontrados ou ajudaram a resolver desafios (lições aprendidas que podem ajudar aos demais).

Essas reuniões rápidas têm uma importância dupla: mantêm as pessoas responsáveis ​​e ajudam a identificar problemas mais cedo. Também ajudam a promover a união da equipe. Com apenas um investimento de 15 minutos do seu dia, você mantém a equipe focada e garante seu sucesso.

“Caixa de gelo” para acompanhar as ideias

Os sprints, por natureza, ocorrem em tempo limitado. Eles exigem que a equipe priorize os itens que mais deseja realizar nas próximas semanas.

E todas as outras tarefas e objetivos que não estão incluídos no sprint?

É importante salvar essas ideias na “geladeira” — metáfora para um lugar, um repositório,  onde você pode armazenar sugestões e/ou resoluções que não planeja construir nesse momento. 

Pense nisso como uma lista que você pode “descongelar” mais tarde ou consultar na próxima reunião de planejamento do sprint.

 Os líderes e membros de equipes podem enviar ideias para a “geladeira” a qualquer momento. Em cada rodada, a equipe decidirá quais sugestões são as mais importantes e podem ser utilizadas.

→ Pode ser uma ótima maneira de fazer com que a equipe compartilhe mais ideias sem o desconforto de ter que recusá-las diretamente. 

Retrospectivas do Sprint

As práticas ágeis enfatizam a importância da melhoria contínua. Uma equipe só pode obter os benefícios de ser ágil se estiver disposta a identificar e executar constantemente maneiras de melhorar o processo.

Uma retrospectiva do sprint faz exatamente isso. É uma reunião em que a equipe discute francamente como foi o sprint e identifica melhorias para o próximo ciclo.

A chave para o sucesso dessas reuniões é a transparência.

A menos que todos sejam sinceros sobre os problemas que estão enfrentando, é impossível melhorar.

Se sua equipe é gerenciada em uma estrutura mais hierárquica, pode ser mais difícil fazer com que os funcionários subordinados falem. Portanto, a reunião precisa ser organizada para incentivar o feedback de todos. Uma solução é o envio de feedback anonimamente antes da reunião.

Os dados são outro aspecto crítico dessas reuniões. É importante desenvolver métricas significativas para medir o sucesso do sprint. Essas métricas precisam se traduzir diretamente no sucesso geral dos negócios. O caminho certo dependerá da função da equipe e da natureza do negócio.

→ Leia também: 6 dicas para uma Gestão de Trabalho Remoto bem-sucedida!

Mantenha o volume de entregas do seu time distribuído com práticas ágeis

A abordagem Ágil, nascida entre desenvolvedores de softwares e cada vez mais incorporada em projetos e equipes de diversas áreas, oferece a capacidade de implementar uma estrutura clara que promove o desenvolvimento iterativo, a colaboração e o foco em qualidade e eficiência.

As práticas ágeis substituíram ciclos de trabalho excessivamente longos, complicados e caros. 

Em vez de meses trabalhando em um produto ou atualização dele, a equipe pode executar um ciclo de desenvolvimento em dias ou até horas. Empurrando novas mudanças ao vivo (ou dentro de um ambiente de teste), testando-as, aprendendo com o que precisa ser alterado e, em seguida, iterando para um novo ciclo de atividades.

Essas práticas são mais rápidas, eficientes e econômicas. 

No quesito economia, aliás, elas casam muito bem com equipes remotas – que também são mais econômicas, além de eficientes – dando às empresas acesso a um conjunto maior de talentos, sem restringi-las a uma hora de deslocamento de qualquer escritório.

Em suma, as práticas ágeis traduzem-se em maior flexibilidade operacional e vantagem competitiva. O resultado é uma dinâmica similar à que ocorre nas startups.

Entre os ganhos promovidos pelas abordagens ágeis estão: 

1- diminuição da burocracia e do microgerenciamento nos projetos.

2- adaptação rápida às mudanças de direcionamento.

3- redução de tempo de go-to-market de partes de um projeto, produto ou serviço. 

4- eliminação do desperdício através de ciclos frequentes de testes e validação.

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