5 dicas para realizar a Daily Scrum no seu time
Um time alinhado faz toda a diferença. E isso pode – e deve! – ser feito gastando apenas poucos minutos todos os dias. Entenda como a Daily Scrum pode te ajudar!
Times desalinhados, demandas atravessadas, rotinas desencontradas e até mesmo mais de um integrante da equipe trabalhando na mesma tarefa. Acredite: a Daily Scrum resolve esses – e outros – problemas em questões de minutos.
Hoje, vamos falar como a daily é fundamental no alinhamento de times e demandas. Você precisa de uma equipe produtiva? Então continue lendo esse artigo.
Times alinhados são times produtivos
Ao longo das transformações que vivenciamos nos últimos meses, provavelmente você já se deparou com o seguinte cenário: um membro da sua equipe ficou com informações defasadas sobre alguma demanda que estava em andamento.
Tudo isso representa perda de tempo e, consequentemente, de dinheiro. Mas não é só.
A falta de sensação de pertencimento atingiu em cheio empresas de todos os tamanhos e setores. Trabalhar em ambiente remoto, sem a troca presencial diária, é um verdadeiro desafio para os gestores na hora de manter o seu time produtivo e motivado.
Porém, nem tudo está perdido. Na verdade, nada está. Através da Gestão Ágil – sobre a qual já falamos aqui muitas vezes – e da Daily Scrum, essa tarefa se torna mais fácil e simples, principalmente quando incorporada à rotina diária.
Vamos entender melhor como a Daily funciona e porquê você deve começar hoje mesmo a fazê-la com o seu time. Acompanhe!
Framework Scrum: trabalho em equipe para acelerar resultados
O que é Daily Scrum?
Daily Scrum é uma cerimônia da Gestão Ágil. Ela consiste em uma rotina muito simples, porém muito eficaz para acabar com problemas complexos, como falta de priorização de tarefas e equipes desalinhadas.
Dentro de projetos dinâmicos ou setores que possuem muitas demandas entrando o tempo inteiro, essa pequena reunião de apenas alguns minutos pode ser o divisor de águas entre o sucesso e o fracasso.
Também chamada de “reunião diária”, a Daily é um momento do dia em que todos os envolvidos do time se reúnem rapidamente para responder a três perguntas:
- O que você fez ontem?
- O que você está fazendo hoje?
- Está com alguma dificuldade?
Cada integrante vai responder de forma objetiva. Dessa forma, o time inteiro fica ciente do que o outro fez, está fazendo e vai fazer.
É uma ótima oportunidade para colocar todos na mesma página e oferecer ajuda, no caso de alguma dificuldade.
Veja, as equipes multidisciplinares são uma premissa no Ágil. Essas equipes são compostas por membros que possuem funções completamente diferentes.
Logo, essa troca realizada na daily é muito rica e importante para o sucesso de uma entrega – seja de um projeto ou processo.
Hoje, mais do que nunca, o Ágil está em alta!
A virada de chave para o Ágil já era percebida pelas empresas como um grande passo na direção da produtividade exponencial. Hoje, a demanda por práticas e frameworks ágeis disparou ainda mais.
O motivo? Home office. O modelo remoto pede um framework extremamente flexível e adaptável para a manutenção (e – por que não? – aumento) da produtividade em um contexto 100% remoto.
5 passos para começar a daily hoje mesmo
Para o sucesso dessa cerimônia da Gestão Ágil, é fundamental seguir a estrutura baseada no framework Scrum.
1. Todos os integrantes participam da daily
Product Owner (PO), Scrum Master e o restante da equipe. Todos precisam estar presentes e responder às três perguntas listadas anteriormente.
Dica Ágil: P.O. e Scrum Master também respondem as perguntas e compartilham com a equipe o que estão fazendo e onde estão encontrando dificuldades. Isso aproxima a gestão do time e faz com que todos contribuam para a resolução de uma dor.
2. Todos de pé
A estrutura convencional da daily presencial é que todos os membros do time fiquem de pé, geralmente organizados em roda para que todos possam ver e ouvir o colega.
Como muitas empresas migraram para a estrutura do modelo remoto, obviamente, nesse caso, a daily é feita com todos sentados.
Dica Ágil: ligue a câmera na hora da daily! Nada melhor do que ver um rosto amigo neste modelo em que nossa casa virou nosso escritório.
3. A daily é Ágil – literalmente
O trocadilho é verdadeiro. A Daily Scrum faz parte da Gestão Ágil e precisa ser ágil. É para ser uma reunião rápida.
Dica Ágil: Conte no relógio – independente de quantos membros tenha o seu time, entre 15-20 minutos é o tempo ideal para que todos falem. Se precisar alongar algum assunto, libere a equipe e siga na conversa somente com quem realmente está envolvido.
4. A reunião diária é feita… todo dia!
Pode parecer óbvio, mas é importante ressaltar: o nome não é meramente ilustrativo. A daily precisa ser realizada todos os dias, preferencialmente no mesmo horário. Caso haja algum empecilho para algum membro do time participar, o restante do time deve seguir.
Dica Ágil: Não deixe de fazer a daily. Isso é muito importante para incorporar a reunião diária à rotina e não deixar que ela caia no esquecimento diante de outros compromissos que, naturalmente, vão aparecer.
5. Compromisso com a daily
Já marque na sua agenda e bloqueie aquele horário diário. São apenas alguns minutos que fazem toda diferença. Um ajuste em outros compromissos e reuniões na maioria das vezes podem ser feitos para que a daily não seja sacrificada.
Dica Ágil: Estabeleça com o seu time um horário que seja bom para todos. Dessa forma, as chances de adesão são maiores. Esse alinhamento se tornou ainda mais necessário em tempos de home office, em que outros compromissos às vezes se sobrepõem. Esteja aberto a ouvir as sugestões da sua equipe.
O que não fazer
É importante ressaltar que as ferramentas e cerimônias do Ágil podem – e devem! – ser adaptadas de acordo com o perfil e as necessidades do seu time. Porém, fugir muito da estrutura convencional da Daily pode fazer com que ela se torne mais um empecilho do que uma ajuda. Vamos explicar!
1. Daily longa
Demorar mais do que o combinado acaba tornando a daily um evento que vai impactar na agenda de todos.
Dica Ágil: O P.O. e o Scrum Master precisam ficar atentos! Se for preciso, devem direcionar a equipe para focar em responder às três perguntas e tratar outros assuntos posteriormente.
2. Pular dias e variar horários
Se você deixar de realizar a daily ou alterar os horários com frequência, sua equipe pode entender que ela não é tão fundamental dentro da rotina – o que não é verdade.
Dica Ágil: Mantenha o compromisso. Coloque a daily como a prioridade número 1 na sua agenda.
3. Sem conversa paralela
A daily não é lugar para resolver demandas específicas de somente alguns membros do time, pendências de outros setores ou problemas pessoais – sejam eles quais forem.
Conversas paralelas e assuntos fora do contexto devem ser deixados para outro momento. Que tal falar sobre isso na hora do cafezinho ou do happy hour remoto?
Dica Ágil: Tenha foco e siga a pauta. Se for necessário, anote em um quadro as três perguntas que devem ser respondidas e deixe visível para todos.
Daily, a chave estratégica
A Daily Scrum é a chave estratégica que abre a porta para a implementação e adaptação da Gestão Ágil na sua equipe. Mais do que isso, ela pode ser considerada, nesse sentido, como o arcabouço da Cultura Ágil como um todo.
Pode parecer um exagero, mas não é. Geralmente, é através da daily que os membros do time percebem o funcionamento do Ágil através do exemplo do Product Owner, do Scrum Master e dos outros integrantes da equipe.
Isso acaba gerando um aculturamento rápido, simples e natural. Quando você vê, está rodando no Ágil. Na verdade, mais do que isso, quando você vê, você se tornou Ágil. E aí, nesse caso, não há caminho de volta.
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