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Gestão Ágil de Projetos: o que é e como aplicar no seu negócio

A estratégia para vencer cenários inconstantes


Imagine o cenário: Você gosta de correr, está se preparando para correr cada vez melhor num mundo com muitos corredores como você. O que parece mais eficiente, entrar em uma corrida de 100 metros ou em uma maratona? Essa é a lógica da gestão ágil de projetos.

Vivemos em um tempo de mudanças profundas que tem exigido uma enorme capacidade de flexibilidade e adaptação das empresas. Nessa lógica, ritmos mais dinâmicos e acelerados de trabalho ao estilo “maratona de 100 metros” tem se sobressaído.

Ficou curioso porquê?

Continue lendo esse artigo e entenda porque a gestão ágil de projetos possibilita inúmeras vantagens em comparação com formas tradicionais de gerenciamento de projetos.

O que é gestão ágil de projetos?

Práticas ágeis podem ser incorporadas ao gerenciamento de projetos e agrega inúmeros benefícios ao trabalho. Quando isso ocorre, chamamos a iniciativa de gestão ágil de projetos.

Um projeto é algo, tradicionalmente, idealizado como um todo, como se fosse um bloco único. Ao aplicar práticas ágeis, o projeto é dividido em pequenas partes, que vão sendo executadas em prazos menores.

Outra característica decisiva na gestão ágil de projetos é o comprometimento de todos os integrantes da equipe, tendo como foco a busca por soluções dinâmicas e não mais em processos rígidos.

Sem esquecer a participação efetiva do cliente para garantir que o projeto esteja de acordo com os requisitos solicitados.

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Modelo tradicional x gestão ágil de projetos

Os métodos tradicionais de gestão de projetos foram definidos pelo Project Management Institute (PMI) no guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK). O guia descreve as áreas de gerenciamento, os escopos, as estruturas, entre outras características dos projetos.

A gestão tradicional possui uma perspectiva  linear, com estrutura bem definida e ações previamente mapeadas. Portanto, fica mais difícil lidar com as mudanças que surgem e se adaptar aos novos cenários constantemente.

Na metodologia ágil, como a estrutura dos projetos são mais flexíveis, as mudanças são realizadas com maior efetividade.

E qual a melhor metodologia para aplicar no seu projeto?

A resposta é simples. Depende do projeto.

É comum ver as duas metodologias sendo usadas de forma complementar, o que permite usufruir da organização proposta pelo PMBOK e pelo dinamismo dos métodos ágeis aplicados à gestão de projetos.

Características da gestão ágil de projetos

O modelo ágil de trabalho tem como característica tornar mais simples o gerenciamento dos fluxos internos de informação e execução de tarefas. Para isso, é estabelecido um controle preciso, embora flexível, de processos como tempo, custos, escopo, funcionalidades e qualidade do projeto. 

Ser ágil significa priorizar o sucesso do cliente, aprender a colaborar com ele, adaptar-se a mudanças frequentemente e realizar entregas em ciclos rápidos. 

Entende-se que é melhor entregar um resultado parcial e funcional do que seguir por um período muito longo sem feedbacks e entregar um produto pronto, mas que não atenda ao cliente final.

Com foco na colaboração, outra característica marcante é o engajamento dos colaboradores, que assumem um papel-chave no sucesso da metodologia.

Como otimizar projetos com a metodologia ágil?

Nos métodos tradicionais de gestão, um produto só será útil e fará sentido na sua entrega final, ou seja, o valor é entregue ao cliente quando a produção atinge sua totalidade.

Já no gerenciamento ágil, os projetos são otimizados porque um conjunto mínimo de etapas garantem entregas ao longo do projeto que geram valor ao cliente.

Quando paramos para analisar o gerenciamento ágil, conseguimos entender porque ele está ganhando tanto espaço. Se você busca otimizar os processos, é preciso ter em mente algumas ações a seguir:

  1. Foque na colaboração: processos são importantes, mas a interação entre a equipe faz um projeto girar. 
  2. Seja funcional: produtos e serviços funcionais são mais importantes do que fazer uma documentação detalhada do projeto; 
  3. Busque flexibilidade: contratos são essenciais para formalizar acordos, mas não devem limitar ajustes no caminho e a colaboração com o cliente; 
  4. Dê espaço para o inesperado: planejamento é essencial para organizar a produção, mas aceitar mudanças de trajeto beneficia a empresa e o cliente.

Metodologias ágeis: quais são as principais?

Como as necessidades das equipes e das empresas são diferentes surgiram também variados métodos ágeis. Cada um tem suas particularidades, mas todos podem ser adaptados às características de cada time.

O ideal é escolher o método que faz sentido ao seu projeto. Entre os mais utilizados estão:

Scrum

O Scrum é uma das metodologias ágeis mais conhecidas. Por definição, o Scrum é um framework (uma estrutura) desenvolvido para gerenciar processos.

Nesse modelo, as tarefas são divididas em ciclos chamados de sprints, normalmente de duas semanas. Ao contrário de outros modelos, o Scrum prevê entregas em pequenas frações — o que pode trazer uma série de benefícios, conforme veremos.

Além disso, há reuniões diárias para que toda a equipe saiba quem está fazendo o que. Dessa forma, os problemas são identificados com antecedência, permitindo que o time resolva o gargalo de produtividade, por exemplo, antes que saia do controle.

Kanban

O Kanban é uma ferramenta visual onde tarefas são divididas em colunas relacionadas à fase de execução das atividades da equipe. As principais são to do (a fazer), doing (fazendo) e done (feito). Normalmente, essa é a base mais utilizada, no entanto, os times têm autonomia para definir quais colunas são necessárias e representam o fluxo de tarefas do time.

Com o Kanban, é possível ter uma percepção do que todos estão fazendo, o que reduz gargalos de produção, principalmente quando combinado com as dailys do framework Scrum. 

A combinação entre Kanban e Scrum torna possível a comunicação frequente e transparente entre a equipe. Dessa maneira, o colaborador tem a oportunidade de mostrar os pontos que estão dificultando sua atividade.

Lean

A cultura Lean não é, necessariamente, uma metodologia. É uma filosofia de gestão que surgiu na década de 1970, focada na produção do Sistema Toyota.

Essa cultura aborda uma visão de como as etapas de gestão de projetos devem ser realizadas, com objetivo de reduzir o desperdício e garantir máxima produtividade. A gestão deve ser mais enxuta.

Então, o primeiro passo para implementar o Lean é identificar os desperdícios da sua empresa. Depois, é hora de reduzi-los (se possível, eliminá-los) para aumentar as atividades que agregam valor. Essas atividades essenciais vão abolir os empecilhos que estão diminuindo a produtividade dos seus colaboradores.

Por que é importante escolher o tipo de metodologia ideal?

As metodologias ágeis oferecem a gestão de projetos poderosas ferramentas para o gerenciamento de equipes, atividades, ações, entre outros. 

Ao adotá-las, as empresas solucionam problemas desafiadores e possibilitam aumento da produtividade, melhora na comunicação, engajamento de colaboradores, eficiência da equipe, entregas mais ágeis.

Isso faz com que as empresas alcancem resultados melhores e mais consistentes, além de se destacarem no mercado.

Percebeu como a gestão ágil de projetos pode entregar mais valor aos seus produtos e serviços? Saiba mais sobre como podemos ajudar você e seu time a crescer.

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