Gestire team remoti: come le pratiche agili possono aiutare

Gestire team remoti può essere una sfida per alcune aziende, ma offre opportunità per tutti.

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È particolarmente utile in situazioni di emergenza, come quella che stiamo vivendo ora con la pandemia del Coronavirus. 

In questo articolo, rifletterete sulle sfide della gestione del vostro team in remoto e su come le pratiche agili possono aiutarvi a fare la transizione in modo efficiente. Seguiteci!

Le sfide della gestione di team remoti

Una delle più grandi sfide della gestione di un team remoto è quella di mettere tutti i tuoi dipendenti sulla stessa pagina, realizzando che stanno lavorando per lo stesso obiettivo aziendale. E sappiamo che la trasparenza, in questi casi, è fondamentale. 

Come pianificare, monitorare e regolare le richieste dell’area, se il tuo team è remoto?

Scopri, qui sotto, quali sono le principali sfide affrontate.

Cultura d’impresa

La cultura aziendale richiede tempo per adattarsi al lavoro a distanza. Questo comporta l’assunzione di dipendenti con i profili giusti o lo sviluppo di nuove competenze, la promozione di una comunicazione sana e l’instillazione della tradizione del lavoro a distanza. 

Nella maggior parte dei casi, questo richiede un buon cambiamento di mentalità aziendale, poiché lo scenario in cui i dipendenti lavorano all’altezza degli occhi di un leader deve essere superato. 

Questo può causare uno scontro generazionale; Millennials e Centennials, immersi nella tecnologia e più inclini al lavoro remoto, sono spesso incompresi dai loro leader di altre generazioni.

Distanza geografica

Questa è una delle sfide più visibili. Coordinare un team distribuito, spesso con membri in diversi fusi orari, per esempio, non è un compito facile. Organizzare un orario di lavoro, trovare una routine, e capire gli orari in cui tutti possono incontrarsi frequentemente può essere un sacco di lavoro, soprattutto nella transizione.  

Comunicazione

La comunicazione è la chiave del successo di una squadra. È fondamentale raccogliere informazioni da tutti i membri e sapere su cosa sta lavorando ogni persona. 

Quando un team lavora in remoto, non è sempre facile favorire una comunicazione aperta – il che porta a un rapporto in cui tutti si sentono parte di una squadra

Per un momento, si può pensare che oggi ci sono molti strumenti per comunicare, ma questa è anche una sfida. Bisogna scegliere tra tanti modi, quello che facilita il dialogo ed evita il rumore della comunicazione per la squadra.

Controllo delle attività e della produttività

Sai quanto lavoro fa il tuo team remoto e a quale ritmo? Per molti manager, la risposta a queste domande non è così chiara come dovrebbe essere. È difficile sapere se qualcuno è sottoutilizzato o non fa il suo dovere. In questo processo di transizione, capire la produttività è più complesso che quando quel qualcuno è a distanza. Ma è solo all’inizio. 

Migliori pratiche agili per gestire il tuo team in remoto

Ci sono molte metodologie agili incorporate nella gestione di team remoti di vari formati. Il più popolare, senza dubbio, è SCRUM. 

Pertanto, lo considereremo qui e poi presenteremo alcuni consigli su come gestire team remoti con le pratiche di questo quadro. Guarda qui.

Lavoro in sprint

Gli sprint sono la chiave per gestire un team Agile. 

Invece di fissare obiettivi trimestrali o annuali, li suddividi in progetti più piccoli che vanno da 1 a 4 settimane. 

Quanto tempo? Dipende dalle preferenze della tua squadra e dalla natura del tuo lavoro. Gli sprint più lunghi sono più difficili da pianificare ma più facili da implementare. Quelli più brevi mantengono la squadra più concentrata, ma possono anche essere più stressanti – bisogna essere molto giudiziosi e alternare i due tipi secondo necessità. 

 Per iniziare lo sprint, prima crea una lista di tutti gli elementi che il tuo team vuole realizzare nel prossimo futuro (questo è il tuo backlog).

Poi, stimate quanto tempo ci vorrà per ognuna di esse. È importante essere realistici su ciò che si mette nel proprio sprint in modo che la squadra non venga sopraffatta o si annoi. Detto questo, è probabile che i primi due sprint sovrastimino o sottostimino ciò che la squadra può realizzare. La chiave è imparare da questi errori e adattarsi.

Infine, il team leader dà la priorità alla lista dei compiti e seleziona la priorità più alta da includere nello sprint. Poi la squadra suddivide i compiti, stima il tempo per ciascuno e inizia.

Come posso gestire uno sprint a distanza? Dipende dai bisogni individuali della tua squadra. Questo può essere fatto in un foglio di calcolo Excel o in uno strumento di gestione dei compiti – molto più consigliato.

Check-in regolari

La pianificazione è una parte importante di ogni pratica agile, ma non importa quanto attentamente pianifichi gli ostacoli, essi saranno sempre lì. Ecco perché è essenziale fare regolarmente dei brevi check-in durante ogni sprint.

Un modo popolare per farlo è con una riunione: con i team remoti, usate e abusate degli strumenti disponibili sul mercato (ne parleremo nei prossimi post). Si tratta di quando i membri chiave del team si incontrano per 15 minuti ogni giorno alla stessa ora. Ognuno di loro spiega:

• quello che ha fatto ieri,
• cosa farà oggi, e
• ostacoli che sono stati incontrati o che hanno aiutato a risolvere le sfide (lezioni apprese che possono aiutare gli altri).

Queste riunioni veloci sono doppiamente importanti: mantengono le persone responsabili e aiutano a identificare i problemi in anticipo. Aiutano anche a favorire l’unità della squadra. Con un investimento di soli 15 minuti nella tua giornata, mantieni il tuo team concentrato e garantisci il tuo successo.

“Ice box” per apportare idee

Gli sprint, per natura, sono limitati nel tempo. Richiedono al team di dare priorità agli elementi che vogliono realizzare nelle prossime settimane.

E tutti gli altri compiti e obiettivi che non sono inclusi nello sprint?

È importante salvare queste idee nel “frigorifero” – una metafora per un posto, un deposito, dove puoi conservare suggerimenti e/o risoluzioni che non hai intenzione di costruire in quel momento. 

Pensatelo come una lista che potete ” scongelare” più tardi o a cui potete fare riferimento alla prossima riunione di pianificazione dello sprint.

 I leader e i membri del team possono presentare idee al “frigorifero” in qualsiasi momento. Ad ogni turno, la squadra deciderà quali suggerimenti sono i più importanti e possono essere utilizzati.

→ Può essere un ottimo modo per far sì che la squadra condivida più idee senza il disagio di doverle rifiutare direttamente. 

Retrospettive dello Sprint

Le pratiche agili sottolineano l’importanza del miglioramento continuo. Un team può raccogliere i benefici dell’essere agile solo se è disposto a identificare ed eseguire costantemente modi per migliorare il processo.

Una retrospettiva sprint fa proprio questo. È un incontro in cui il team discute apertamente di come è andato lo sprint e identifica i miglioramenti per il prossimo ciclo.

La chiave del successo di queste riunioni è la trasparenza.

A meno che tutti siano onesti sui problemi che stanno affrontando, il miglioramento è impossibile.

Se il tuo team è gestito in una struttura più gerarchica, può essere più difficile far parlare i dipendenti subordinati. Pertanto, la riunione deve essere 

organizzato per incoraggiare il feedback di tutti. Una soluzione è quella di inviare un feedback anonimo prima della riunione.

I dati sono un altro aspetto critico di questi incontri. È importante sviluppare metriche significative per misurare il successo dello sprint. Queste metriche devono tradursi direttamente nel successo generale del business. Il modo giusto dipenderà dal ruolo della squadra e dalla natura del business.

Mantenere il volume di consegna del tuo team distribuito con pratiche agili

L’approccio Agile, nato tra gli sviluppatori di software e sempre più incorporato in progetti e team in diversi campi, offre la possibilità di implementare un quadro chiaro che promuove lo sviluppo iterativo, la collaborazione e un focus su qualità ed efficienza.

Le pratiche agili hanno sostituito cicli di lavoro troppo lunghi, complicati e costosi. 

Invece di mesi di lavoro su un prodotto o di aggiornamento, il team può eseguire un ciclo di sviluppo in giorni o addirittura ore. Spingere nuovi cambiamenti dal vivo (o all’interno di un ambiente di test), testarli, imparare da ciò che deve essere cambiato, e poi iterare in un nuovo ciclo di attività.

Queste pratiche sono più veloci, più efficienti e convenienti. 

In termini di economia, tra l’altro, si sposano molto bene con i team remoti – che sono anche più economici, oltre che efficienti – dando alle aziende l’accesso a un pool di talenti più ampio, senza limitarli a un’ora di viaggio da qualsiasi ufficio.

In breve, le pratiche agili si traducono in maggiore flessibilità operativa e vantaggio competitivo. Il risultato è una dinamica simile a quella che si verifica nelle startup.

Tra i guadagni promossi dagli approcci agili ci sono: 

1- diminuzione della burocrazia e della microgestione nei progetti.

2- adattamento rapido ai cambi di direzione.

3- riduzione del tempo di go-to-market di parti di un progetto, prodotto o servizio. 

4- eliminazione degli sprechi attraverso cicli frequenti di test e convalida.

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