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O que é automação de processos e quais benefícios aos negócios?

Em tempos de transformação digital acelerada, fazer parte desse cenário se torna obrigatório para as empresas. E é nesse contexto que a otimização de processos ganha destaque.


Administrar um negócio sem o uso de softwares de gestão e sistemas integrados é quase inviável se você busca produtividade e eficiência. Afinal, a automação de processos tem possibilitado às empresas, não só de tecnologia, a resolução de tarefas em apenas alguns cliques.

De forma simplificada, podemos dizer que automatizar processos significa retirar gargalos que impõem ineficiências às operações empresariais. 

Neste contexto, a automação torna-se uma grande aliada da rotina operacional das empresas devido ao potencial de otimização que representa para os negócios. 

Se você ainda não está por dentro desse tema, continue conosco e entenda tudo sobre o assunto. 

A partir de agora, vamos explicar o conceito, quais seus principais benefícios e os principais tipos de automação de processos!

O que é automação de processos?

Para começar a entender o que é automação de processos, é necessário compreender antes o conceito de automação.

Automatizar é o ato de transformar um processo manual e torná-lo o mais independente possível da interação humana.

Basicamente, é converter algo que já existe e é realizado manualmente e, a partir disso, utilizar a tecnologia a favor de melhorias para tornar o processo livre de erros humanos.

Nesse sentido, a automação de processos consiste em aliar a tecnologia às atividades cotidianas das empresas buscando produtividade e eficiência.

Você pode se interessar por: Mapeamento de processos: como funciona essa prática?

Benefícios da automação

Os processos manuais demandam muito tempo. Tempo esse que você e sua equipe poderiam dedicar a algo mais estratégico.

Operações repetitivas e manuais tomam boa parte da rotina dos negócios. Mas, não necessariamente, precisam ser realizados por pessoas.

Além da redução de tempo, há outras vantagens em investir em técnicas que dispensem a execução manual de tarefas. Entre elas, o aumento da produtividade e a economia de custos.

Um exemplo é a redução de gastos com o quadro de funcionários. Com a automação de processos, é possível contar com uma equipe mais enxuta ou hiperespecializada. 

Outra vantagem é que, além da qualidade do que é realizado atingir patamares maiores, já que o processo se torna mais eficiente, é possível padronizar as operações. 

Atualmente, a padronização de produtos e serviços é fundamental para o sucesso no mercado.

Confira as vantagens de automatizar  processos:

  1. Reduz o tempo de produção;
  2. Padroniza serviços e produtos; 
  3. Permite o gerenciamento de processos;
  4. Integra diversos setores dentro da empresa;
  5. Reduz o tempo de atividades operacionais; 
  6. Reduz os gastos ao eliminar a margem de erro e o retrabalho; 
  7. Gera relatórios precisos sobre os índices de produtividade da empresa;
  8. Permite a integração de multiplataformas.

6 tipos de automação 

RPA

RPA (em inglês, robot process automation) ou automatização de processos por robôs é uma tecnologia que permite a automação dos processos de um negócio em tarefas repetitivas.

O RPA possibilita que os trabalhos extremamente manuais sejam executados de forma automática: robôs tomando conta de processos repetitivos de ponta a ponta, com total segurança.

Cada vez mais é utilizado por gestores que precisam cobrir lacunas em sistemas e eliminar ineficiências em suas operações.

Chatbots

A automação da comunicação para se aproximar do contato humano deu origem aos chatbots

Como o nome sugere, o chatbot é um robô que interage via chat, seja por meio das redes sociais ou incorporado ao próprio site da empresa.

Na verdade, são programas desenvolvidos para reproduzir uma interação semelhante à humana. 

Essa tecnologia permite um atendimento personalizado em tempo integral, disponível sempre que o cliente precisar acioná-lo.

O uso da inteligência artificial faz com que esse contato seja mais próximo ainda do cliente, possibilitando aprimorar a comunicação a cada nova interação.

URA

Certamente você já ligou para uma central de atendimento e foi atendido por uma gravação. Pois bem, então esteve em contato com a URA, Unidade de Resposta Audível.

Esta ferramenta é bastante utilizada em call centers a fim de automatizar o atendimento aos clientes e agilizar processos internos. 

Atualmente, com o aprimoramento da tecnologia, já é possível inclusive que a URA reconheça palavras-chave na fala do usuário.

Uma vez que não é mais necessário selecionar opções manualmente no telefone, como é feito na URA de digitação, a interação torna-se muito mais rápida.

BPM

Para que a automação de processos atinja os melhores resultados, são usadas soluções tecnológicas denominadas BPMS (Business Process Management Systems).

O BPM é um passo natural para as organizações que desejam amadurecer a sua automação. Com ele, é possível definir, executar, mensurar, analisar, otimizar e monitorar cada um dos processos da empresa.

Diferente de outras metodologias de gestão de projetos, o BPM foi desenvolvido com foco nas pessoas, o que aprimora e facilita a sua usabilidade por parte dos colaboradores.

Nesse sentido, ele depende bastante de quais informações são inseridas no sistema e de como isso é feito.

Tudo isso faz com que o trabalho humano seja tão importante quanto a tecnologia que permite a automação dos processos.

Leia também: O que é Gestão de Processos e como funciona?

Scripts

Em essência, um script nada mais é do que um conjunto de instruções que conduz determinada rotina de atividades. Funciona basicamente como se fosse um roteiro. 

Dessa maneira, o script de automação é uma lista de instruções complementada por uma série de etapas, condições e reações programadas para executar várias tarefas.

Tudo de maneira automática, eliminando a interferência humana e agilizando o desenvolvimento de determinado projeto. 

Geralmente, esse tipo de script é utilizado em várias esferas da computação, tanto na informática como na programação.

Com bons scripts, é possível otimizar recursos — humanos, financeiros e temporais — por meio da padronização de processos e automação de testes de software.

Hiperautomação

O termo hiperautomação se refere à combinação das ferramentas para substituir humanos além das tarefas operacionais.

A regra é usar quando as próprias máquinas são capazes de conduzir questões mais complexas.

A hiperautomação parte da premissa que as ferramentas isoladas não são capazes de substituir as chamadas capacidades humanas.

No entanto, ao combinar e integrar essas ferramentas – como RPA, IA (Inteligência Artificial) e iBPMS – torna-se possível substituir até mesmo essas capacidades.

Como funciona a automação de processos?

Como vimos até aqui, a automação de processos se pauta no uso de diferentes tecnologias para automatizar tarefas repetitivas e rotineiras em uma organização.

Mas como será que ela funciona na prática?

Em linhas gerais, a automação é implementada por meio de softwares, que utilizam algoritmos e inteligência artificial para realizar as tarefas de forma rápida e precisa.

Além disso, os processos automatizados costumam ser projetados para seguir regras específicas e podem ser configurados na tomada decisões com base em determinados critérios.

Para que fique claro, vamos a um exemplo. Na área de Recursos Humanos, já é possível contar com a ajuda de softwares que cumprem com as mais diversas funções, como:

  • Triar currículos;
  • Analisar o perfil comportamental de candidatos e confrontá-los com as especificidades da vaga;
  • Automatizar o pagamento dos colaboradores;
  • Criar e enviar pesquisas de satisfação interna;
  • Gerar relatórios e muito mais.

Como fazer a automação de processos na sua empresa?

Agora que você já sabe que a automação de processos é uma etapa importante na gestão empresarial, chegou a hora de saber como implementá-la no seu negócio. 

Para ajudá-lo nesta empreitada, preparamos um passo a passo:

1. Identifique os processos que podem ser automatizados

Comece mapeando quais são os processos repetitivos, manuais e que consomem muito tempo na sua empresa atualmente.

Para que a mudança ocorra de forma gradual, um bom ponto de partida é priorizar as atividades que podem ser facilmente padronizadas e que exigem pouca intervenção humana.

Mas lembre-se, também, de nunca perder o foco no cliente: no fim das contas, o objetivo principal é entregar maior valor a ele.

2. Escolha uma ferramenta de automação de processos 

Uma vez definido quais processos serão automatizados inicialmente, será a vez de escolher as ferramentas que lhe ajudarão nessa missão.

A boa notícia é que existem diferentes plataformas de automação de processos disponíveis no mercado atualmente. 

A dica é avaliar as opções com calma, para que você consiga escolher a solução que melhor atenda às necessidades da organização.

3. Defina as regras do processo 

Na hora de automatizar um processo, é importante definir as regras que ele deve seguir, incluindo a validação de dados, critérios de tomada de decisão e outros aspectos relevantes.

É a partir dessas definições que a ferramenta de automação será configurada.

4. Treine sua equipe 

Para que a automação de processos seja vantajosa, é importante que os colaboradores saibam trabalhar com a ferramenta escolhida pela empresa.

Por isso, o treinamento da equipe é uma etapa fundamental dessa jornada.

5. Acompanhe os resultados

A adoção de uma nova ferramenta, seja ela qual for, demanda acompanhamento contínuo e ajustes quando necessário. 

Sendo assim, não deixe de monitorar os resultados obtidos a partir da automação de processos.

Essa é a melhor forma de identificar a necessidade de melhorias e alcançar resultados cada vez melhores.

Como a automação contribui para a eficiência operacional?

Talvez você já tenha percebido, mas vale a pena reiterar: a automação de processos tem tudo a ver com eficiência operacional.

O termo é usado quando a empresa atinge a capacidade máxima de desempenhar suas operações com o mínimo de gastos de recursos possíveis, sem abrir mão da qualidade. 

Dito isso, veja como a automação contribui para o alcance desses objetivos:

  1. Reduz erros: a automação elimina a necessidade de intervenção manual, o que pode reduzir o número de erros em processos que são propensos à falha humana;
  2. Aumenta a produtividade: ao permitir que as equipes se concentrem em tarefas mais estratégicas, a automação também tende a beneficiar a produtividade de forma geral;
  3. Melhora a qualidade dos dados: com a automação, é possível coletar  e processar um grande volume de dados, o que também melhora a tomada de decisões da organização;
  4. Reduz custos: a automação pode contribuir na redução de custos operacionais, eliminando a necessidade de contratar mais funcionários e reduzindo os erros em atividades.

Vale dizer que a automação de processos é apenas uma parte da busca por mais eficiência nas empresas. Se você deseja se aprofundar neste assunto, recomendamos a leitura do nosso Guia definitivo da Eficiência Operacional: do ponto de partida ao framework de sucesso.

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