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O que é automação de processos e quais benefícios aos negócios?

Em tempos de transformação digital acelerada, fazer parte desse processo se torna natural para as empresas.


Administrar um negócio sem o uso de softwares de gestão e sistemas integrados é quase inviável se você busca produtividade e eficiência. A automação de processos tem possibilitado às empresas não só inovação, mas a resolução de tarefas em apenas alguns cliques.

De forma simplificada, podemos dizer que automatizar processos significa retirar gargalos que impõem ineficiências às operações empresariais.

Hoje, a automação é uma realidade na rotina operacional das empresas devido ao potencial de otimização que representa para os negócios. 

Se você ainda não está por dentro do tema, continue conosco e saiba o que é automação, quais seus principais benefícios e os principais tipos de automação de processos.

O que é automação de processos

Para começar a entender o que é automação de processos, é necessário compreender antes o conceito de automação. Automatizar é o ato de transformar um processo manual e torná-lo o mais independente possível da interação humana.

Basicamente, é como converter algo que já existe e é realizado manualmente, e a partir disso, utilizar a tecnologia a favor de melhorias ou otimizações para tornar o processo livre de erros humanos.

Nesse sentido, a automação de processos consiste em aliar a tecnologia às atividades cotidianas das empresas buscando produtividade e eficiência.

Benefícios da automação

Os processos manuais demandam muito tempo. Tempo esse que você e sua equipe poderiam se dedicar a algo mais produtivo ou estratégico, justamente por operações repetitivas e manuais tomarem boa parte da rotina dos negócios.

Além da redução de tempo, há várias outras vantagens em investir em técnicas que dispensem a execução manual de tarefas. Entre elas, o aumento da produtividade e a economia de custos.

É possível ter menos gastos com o quadro de funcionários, por exemplo, pois com a automação de processos é possível contar com uma equipe mais enxuta ou hiperespecializada. 

Outra vantagem é que, além da qualidade do que é realizado atingir patamares maiores, já que o processo se torna mais eficiente, é possível padronizar as operações.

Hoje em dia, a padronização de produtos e serviços é fundamental para o sucesso no mercado.

Vantagens da automatização de processos:

  1. Reduz o tempo de produção;
  2. Padroniza serviços e produtos; 
  3. Permite o gerenciamento de processos;
  4. Integra diversos setores dentro da empresa;
  5. Reduz o tempo de atividades operacionais; 
  6. Reduz os gastos ao eliminar a margem de erro e o retrabalho; 
  7. Gera relatórios precisos sobre os índices de produtividade da empresa;
  8. Permite a integração de multiplataformas.
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6 tipos de automação 

RPA

RPA (em inglês, robot process automation) ou automatização de processos por robôs de software é uma tecnologia que permite a automação dos processos de um negócio, fundamentalmente, nas tarefas rotineiras e repetitivas.

O RPA possibilita que processos extremamente manuais sejam executados de forma automática, com os robôs tomando conta de processos repetitivos de ponta a ponta, com total segurança.

Cada vez mais é utilizado por gestores que precisam cobrir lacunas em sistemas e eliminar ineficiências em processos, sobretudo aqueles que contemplam tarefas rotineiras e repetitivas que são executadas por pessoas.

Chatbots

A automação da comunicação para se aproximar do contato humano deu origem aos chatbots. Como o nome sugere, o chatbot é um robô que interage via chat, seja por meio das redes sociais ou incorporado no próprio site da empresa.

Na verdade, são programas desenvolvidos para reproduzir uma interação semelhante à humana. Essa tecnologia permite um atendimento personalizado em tempo integral, disponível sempre que o cliente precisar acioná-lo.

O uso da inteligência artificial faz com que esse contato seja mais próximo ainda do cliente, possibilitando aprimorar a comunicação a cada nova interação.

URA

Certamente você já ligou para uma central de atendimento e foi atendido por uma gravação. Pois bem, então esteve em contato com a URA, Unidade de Resposta Audível.

Esta ferramenta é bastante utilizada em call centers a fim de automatizar o atendimento aos clientes e agilizar processos internos. 

Atualmente, com o aprimoramento da tecnologia, já é possível que a URA reconheça palavras-chave na fala do usuário. Assim, a interação é muito mais rápida, uma vez que não é mais necessário selecionar opções manualmente no telefone como é feito na URA de digitação.

BPM

Para que a automação de processos de negócio atinja os melhores resultados, são usadas soluções tecnológicas denominadas BPMS (Business Process Management Systems).

O BPM é um  passo natural para as organizações que desejam amadurecer a sua automação. Com ele, é possível definir, executar, mensurar, analisar, avaliar, otimizar e monitorar cada um dos processos da empresa.

Diferente de outras metodologias de gestão de projetos, o BPM foi desenvolvido com foco nas pessoas, o que aprimora e facilita a sua usabilidade por parte dos colaboradores.

Ele depende bastante de quais informações são inseridas no sistema e de como isso é feito, o que faz com que o trabalho humano seja tão importante quanto a tecnologia que permite a automação dos processos.

Scripts

Em essência, um script nada mais é do que um conjunto de instruções que conduz determinada rotina de atividades. Funciona basicamente como se fosse um roteiro. 

Dessa maneira, o script de automação é uma lista de instruções complementada por uma série de etapas, condições e reações programadas para executar várias tarefas de maneira automática, eliminando a interferência humana e agilizando o desenvolvimento de determinado projeto. 

Entre outras áreas, normalmente, esse tipo de script é utilizado em várias esferas da computação, tanto na informática como na programação. Com bons scripts, é possível otimizar recursos — humanos, financeiros e temporais — por meio da padronização de processos e automação de testes de software.

Hiperautomação

O termo hiperautomação se refere à combinação das ferramentas para substituir humanos além das tarefas operacionais. Quando as próprias máquinas seriam capazes de conduzir questões mais complexas.

A hiperautomação parte da premissa que as ferramentas isoladas não são capazes de substituir as chamadas capacidades humanas. No entanto, ao combinar e integrar essas ferramentas – como RPA (Robotic Process Automation), IA (Inteligência Artificial) e iBPMS (Intelligente Business Management) – torna-se possível substituir até mesmo essas capacidades.

Futuro da automação

O futuro da automação nas empresas traz preocupações em relação ao potencial de substituição de humanos por robôs nos ambientes de escritório. Apesar do conceito de hiperautomação estar sendo amplamente discutido, atualmente, o que se observa são robôs alavancando a produtividade das empresas e trabalhando de forma colaborativa com os humanos.

O modelo de colaboração entre humanos e máquinas é um tema que está em crescimento e, particularmente, ganhando maturidade nas organizações devido aos inúmeros benefícios associados.

O fato é que a automação de processos está avançando pelo mundo e vai transformar não apenas o mundo dos negócios, mas toda sociedade. Quem não se adaptar a essa nova realidade, vai ficar para trás.

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