Mapeamento de processos: como funciona essa prática?

Será que poderíamos ser mais eficientes? Evitar erros e retrabalho? Diminuir custos e desperdícios? Enfim, poderíamos melhorar os processos da companhia? É para ter as respostas para essas perguntas que utilizamos o Mapeamento de Processos.

Quer entender mais sobre essa ferramenta? Então acompanhe o nosso post de hoje, pois vamos trazer todos os detalhes e um passo a passo para implementar, na prática. Acompanhe!

O que é Mapeamento de Processos?

Primeiro, é preciso esclarecer bem o conceito. O Mapeamento de Processos é uma ferramenta utilizada para identificar todas as etapas, fluxos e objetivos de um determinado processo da organização.

Mapear processos também ajuda nos seguintes pontos:

• Apresenta as partes envolvidas no processo;
• Detalha as atividades que compõe esse processo;
• Mostra quais são as decisões tomadas ao longo das atividades;
• Determina quais são as entradas e saídas do processo;
• Mostra a relação entre as etapas.

Como pode ver, a ideia é que a ferramenta proporcione uma visão completa. Assim, os gestores visualizam todos os detalhes de maneira clara e tomam decisões mais precisas, que proporcionarão melhorias para a organização como um todo.

Qual o objetivo do Mapeamento de Processos?

Mapear processos é uma atividade focada em reconhecimento e análise. Primeiro, vamos levantar todas as atividades e o encadeamento entre elas, com o apoio de ferramentas visuais, para identificarmos os pontos de melhoria.

Nós utilizamos o Mapeamento de Processos para melhorar a percepção do funcionamento da empresa, como um todo. É um passo para trabalharmos com processos mais enxutos e, consequentemente, melhorarmos a eficiência da organização, de forma generalizada.

Além disso, outros objetivos do mapeamento de processos são:

• Documentação de processos;
• Aprimoramento dos processos;
• Padronização dos processos;
• Transformação dos processos. 

Agora que entendeu um pouco mais sobre o conceito, é chegado o momento de aprender a colocá-lo em prática, não é verdade? É isso que trataremos no próximo ponto!

Quais são os tipos de Mapeamento de Processos?

Para começar a sua jornada, você deve entender quais são os tipos de mapas que podem ser criados. Existem muitos tipos de mapeamento, mas, nesse blog post, traremos quatro exemplos. Confira a seguir:

Fluxograma de processos

Basicamente, é um desenho que utiliza alguns símbolos padronizados para representar o encadeamento de todos os processos. É bastante simples, mas nos traz uma visão detalhada de tudo o que acontece, do início ao fim. Além disso, é fundamental para identificarmos pontos de melhoria nos processos.

Veja os símbolos utilizados:

Fluxograma horizontal

Como falamos anteriormente, o fluxograma é uma ferramenta simples. Para avançarmos e termos uma visão completa, utilizamos o fluxograma horizontal, que adiciona mais detalhes nas etapas do processo e funciona como uma matriz.

Essa matriz é dividida em dois eixos:

• O eixo horizontal indica quais são as etapas do processo;
• O eixo vertical mostra os departamentos/pessoas responsáveis por executar as tarefas expostas anteriormente.

A evolução está em justamente pegar o primeiro conceito e expandir, mostrando também quem são os executores e o momento exato em que são acionados.

Mapofluxograma

O Mapofluxograma é utilizado para mapear linhas de montagem, por exemplo. Isso porque ele une o design de uma linha de produção com o fluxograma de processos, já visto por nós anteriormente. 

Assim, nós podemos sobrepor o fluxograma à planta onde ocorrem os processos e visualizar, um pouco, a movimentação de materiais.

Quer um caso de uso interessante? Esse tipo de Mapeamento de Processos é fundamental para identificarmos possíveis riscos e acidentes.

BPMN (Business Process Model and Notation)

O BPMN foi criado para padronizar o processo de Modelagem de processos de um negócio. Serve como um padrão internacional e é dividido em quatro grupos:

• Raias: elementos são usados para agrupar tarefas desempenhadas por determinado ator;
• Artefatos: são informações em textos adicionais para descrever melhor o processo;
• Componentes de fluxo: símbolos para as atividades, entradas e saídas;
• Componentes de conexão: linhas que conectam as atividades e os componentes mencionados por nós anteriormente.

Como funciona o Mapeamento de Processos? Entenda os 4 passos essenciais

Agora é chegado o momento de trazer um passo a passo para que você entenda todas as etapas e consiga mapear processos no seu negócio. São 4 passos simples, vamos acompanhar?

1. Entenda o processo

Nessa etapa, é importante que você estabeleça qual será o processo alvo e, acima de tudo, comece a desenhar o mapa de processos, que é a representação gráfica de todas as atividades que vão compor aquele processo.

Nesse momento, é fundamental contar com a participação de todas as partes envolvidas, principalmente os profissionais que atuam diretamente no desenvolvimento daquele processo, para que possamos ter uma visão sistêmica de tudo o que acontece.

Além disso, é interessante utilizar técnicas para o mapeamento, como:

• Workshops;
• Entrevistas;
• Análise documental;
• Matriz SIPOC;
• Fluxograma;
• entre outros.

2. Modele o processo

Agora que compreendemos o processo, chegou a hora de avaliar o seu funcionamento e eficácia. É nesse momento que vamos estudar otimizações que serão realizadas para obtermos o máximo de eficiência com aquele processo.

O trabalho de modelagem, portanto, é fundamental para identificarmos gargalos, pontos de melhoria e evitarmos desperdícios. Também é aqui que conciliamos questões como a jornada do usuário e o processo de melhoria contínua.

3. Automatize o processo

Hoje, não falamos mais sobre Gestão de Processos sem abordarmos a automatização. Depois de modelar e desenhar o mapa dos seus processos internos, é fundamental identificar se o seu negócio pode utilizar ferramentas para automatizar.

RPA (Robotic Process Automation) também é uma alternativa para automatizar, além da Hiperautomação. Além disso, você pode usar ferramentas de BPMS (Business Process Management Suite) para estabelecer listas de atividades, por exemplo.

4. Monitore o processo

Para fechar, a atividade de monitoramento também é chave. Afinal, devemos sempre ter como foco a melhoria contínua e garantir a otimização para que a organização, de fato, consiga os benefícios.

Por falar em benefícios, que tal abordarmos alguns dos principais quando o assunto é o Mapeamento de Processos? Acompanhe a seguir!

Quais os benefícios do Mapeamento de Processos?

Se chegou até aqui, deve estar se perguntando o que tem a ganhar ao fazer toda essa análise minuciosa, certo? Então vamos trazer os 4 principais benefícios de realizar o Mapeamento de Processos!

1. Redução de custos: afinal, podemos identificar gargalos de produção e possíveis desperdícios para eliminá-los;
2. Otimização de resultados: podemos cortar pontos desnecessários e trabalhar para que o processo se torne o mais limpo possível;
3. Padronização do trabalho:  já que o mapeamento permite que todos na organização entendam exatamente quais atividades vão desempenhar;
4. Controle e monitoramento: o mapeamento também permite monitorarmos os processos para trabalharmos na melhoria contínua;

Como podem ver, todo o trabalho de Mapeamento de Processos é fundamental para que possamos atingir novos níveis de excelência. Por isso, deve ser uma das prioridades no seu negócio e é indispensável durante toda a Gestão de Processos. 

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