O que é e como fazer um bom Mapeamento de Processos?
O Mapeamento de Processos é uma ferramenta indispensável para identificar gargalos, reestruturar dinâmicas obsoletas e impulsionar a eficiência das operações. Leia e saiba mais
O Mapeamento de Processos é uma metodologia que permite visualizar, documentar e analisar os fluxos de trabalho de uma organização. Ele detalha todas as etapas, entradas e saídas de um processo, permitindo que gestores e equipes compreendam como as atividades se conectam e onde há oportunidades de melhoria.
Leia o artigo e entenda como o mapeamento de processos pode acelerar a implementação tecnológica, automatizar tarefas e facilitar a gestão da mudança para impulsionar resultados.
O que é Mapeamento de Processos?
O Mapeamento de Processos é uma ferramenta que atua como ponto de partida para desbloquear sua eficiência operacional, conferindo velocidade e capacidade de escala às operações — dois ativos que influenciam muito a competitividade dos negócios.
O mapeamento é parte essencial do processo de identificação, organização, padronização e automação de tarefas e fluxos de trabalho. Por meio dele, é possível identificar desperdícios e gargalos de produtividade, orientar o redesign de dinâmicas obsoletas e apoiar projetos de gestão da mudança.
Qual o objetivo do Mapeamento de Processos?
Mapear processos é uma atividade focada em reconhecimento e análise. Seu objetivo é melhorar a percepção do funcionamento da empresa e, por meio de processos mais enxutos, melhorar a eficiência da organização.
Alguns dos resultados de um bom mapeamento de processos são:
- Identificação de redundâncias e desperdício de recursos;
- Mapeamento de entradas e saídas (etapas) de processos e subprocessos;
- Identificação dos recursos envolvidos nas etapas do processo;
- Definição de responsabilidades e momentos de handover/handoff;
- Identificação de gargalos, minimizar erros e evitar retrabalho;
- Consolidação de pontos de melhoria para encurtar prazos e otimizar recursos/
- Estabelecimento de métricas para avaliar a eficiência de um processo.
O que significam os símbolos no Mapeamento de Processos?
Ao mapear processos, é comum utilizarmos símbolos gráficos para representar atividades, decisões, entradas e saídas. Os símbolos geralmente são padronizados para facilitar a compreensão e interpretação dos atores envolvidos no processo.
Selecionamos os principais símbolos usados em mapeamento de processos. Veja:
Quais são os tipos de Mapeamento de Processos?
Diferentes abordagens podem ser utilizadas para estruturar processos, cada uma adequada a um objetivo específico e ao nível de detalhamento necessário.
Escolher o modelo certo permite visualizar fluxos de trabalho de forma mais clara, identificar gargalos e otimizar a eficiência operacional.
Veja algumas das metodologias mais utilizadas:
Fluxograma de processos
Representação gráfica simples que ilustra a sequência de atividades, facilitando a análise e identificação de melhorias. Ideal para processos mais lineares e diretos.
BPMN (Business Process Model and Notation)
Notação padronizada amplamente utilizada em automação e modelagem de processos empresariais. Permite maior detalhamento e integração com sistemas de gestão.
Mapofluxograma
Modelo indicado para indústrias e linhas de produção, pois combina o fluxo de trabalho com a disposição física da planta, otimizando a movimentação de materiais e reduzindo desperdícios.
SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers)
Estruturação do ciclo completo de um processo, destacando os fornecedores, insumos, etapas do processo, saídas e clientes. Muito utilizado no contexto de Six Sigma para garantir maior controle de qualidade.
Value Stream Mapping (VSM)
Aplicado em Lean Manufacturing, foca no mapeamento da cadeia de valor, permitindo eliminar atividades que não agregam valor ao cliente e reduzir desperdícios ao longo do fluxo produtivo.
DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control)
Metodologia estruturada do Six Sigma que orienta a identificação, medição, análise, melhoria e controle de processos. Permite a eliminação de variabilidades e ineficiências, garantindo maior qualidade e previsibilidade nas operações.
Análise de Causa Raiz
Método utilizado para identificar as verdadeiras origens de um problema dentro de um processo. Ferramentas como o Diagrama de Ishikawa (Espinha de Peixe) e a técnica dos 5 Porquês ajudam a investigar falhas e propor soluções eficazes, evitando que os mesmos erros se repitam.
A escolha do tipo de mapeamento dependerá do nível de complexidade do fluxo de trabalho, dos objetivos estratégicos da empresa e da necessidade de automação ou melhoria contínua. Implementar a abordagem correta pode fazer a diferença na eficiência e competitividade da organização.
Como fazer Mapeamento de Processos em 8 etapas?
Implementar o mapeamento de processos exige um planejamento estruturado. Embora seja um processo que pode ser simplificado, ele demanda atenção e, caso não seja organizado da maneira correta, pode acarretar em novos problemas no futuro. Confira um passo a passo para facilitar a implementação na sua empresa:
1. Definir o processo a ser mapeado
Identifique um fluxo crítico da empresa que precise ser otimizado;
2. Identificar os envolvidos
Envolva todas as áreas impactadas pelo processo;
3. Coletar informações
Levante dados sobre tempos de execução, recursos utilizados e pontos críticos;
4. Escolher o tipo de mapeamento adequado
Fluxograma, BPMN, SIPOC, VSM, conforme a necessidade (confira o tópico acima para mais detalhes);
5. Criar o modelo visual do processo
Utilize ferramentas para o processo;
6. Analisar e identificar melhorias
Avalie gargalos, desperdícios e oportunidades de automação;
7. Implementar as mudanças
Ajuste o processo e padronize as novas práticas;
8. Monitorar e revisar continuamente
Confira 5 exemplos de Mapeamento de Processos
Para entender melhor a aplicação do mapeamento, pensamos em cinco cenários em que ele pode ser de extrema utilidade para as empresas:
Atendimento ao Cliente
Mapear o fluxo de atendimento ao cliente ajuda a identificar gargalos, como longos tempos de espera ou respostas inconsistentes, que podem afetar a satisfação. O mapeamento permite otimizar processos, como a automação de tarefas simples e o treinamento de equipe, garantindo uma resposta mais rápida e eficiente, além de melhorar a experiência do cliente e reduzir o churn.
Processos de Produção
O mapeamento dos processos de produção elimina desperdícios e reduz o tempo de inatividade das máquinas. Além disso, é possível identificar pontos de falha e melhorar o fluxo de trabalho, gerando um aumento da produtividade e, consequentemente, uma maior qualidade no produto final.
Gestão Financeira
Mapear os processos de pagamento e faturamento permite identificar erros, fraudes e atrasos, melhorando a eficiência financeira. O mapeamento ajuda também a automatizar etapas, melhorar o controle de fluxo de caixa e garantir o cumprimento das regulamentações fiscais, resultando em processos financeiros mais ágeis e com menor risco de erros.
Recrutamento e Seleção de Pessoal
O mapeamento do processo de recrutamento e seleção permite otimizar uma série de etapas que vão desde a vaga até a contratação, identificando e eliminando etapas redundantes e melhorando a experiência dos candidatos e dos recrutadores. Isso ajuda a agilizar o processo e a garantir que os melhores talentos sejam contratados de maneira eficiente.
Logística e Cadeia de Suprimentos
Aqui a ajuda passa pela melhoria do fluxo de mercadorias, desde a aquisição de matéria-prima até a entrega do produto final ao cliente. Ao identificar gargalos, desperdícios de tempo e problemas na cadeia de suprimentos, as empresas podem melhorar a eficiência, reduzir custos e melhorar os prazos de entrega.
Esses são apenas alguns exemplos, mas o Mapeamento de Processos pode ser implementado na gestão de estoque, no atendimento ao pós-venda, no desenvolvimento de produtos e muito mais.
Benefícios do Mapeamento de Processos
Um mapeamento de processos feito de maneira correta oferece diversos benefícios para as organizações, tanto na melhoria de suas operações internas quanto na otimização de resultados. Se formos listar todos, esse texto provavelmente duraria para sempre, então separamos apenas cinco oriundos da prática:
Melhoria da Eficiência
O mapeamento de processos ajuda a identificar gargalos, redundâncias e atividades desnecessárias, permitindo que a empresa otimize suas operações e aumente a eficiência.
Padronização e Consistência
Com o mapeamento, é possível criar padrões claros para como os processos devem ser executados, garantindo que todos na organização sigam as mesmas práticas, resultando em maior consistência na entrega de produtos e serviços.
Redução de Custos
Ao eliminar atividades desnecessárias ou ineficientes, o mapeamento de processos pode reduzir custos operacionais, melhorando a rentabilidade.
Aumento da Qualidade
A visualização detalhada dos processos permite a identificação de pontos críticos onde a qualidade pode ser comprometida. Dessa forma, é possível implementar melhorias contínuas e garantir padrões elevados de qualidade.
Melhor Comunicação
Com o mapeamento, os processos ficam mais claros para todos os envolvidos, facilitando a comunicação entre departamentos e equipes. Isso também ajuda na integração de novas tecnologias ou práticas de trabalho.
Conheça o framework MJV de mapeamento de processos
A otimização dos processos de negócios é essencial para empresas que desejam crescer de forma sustentável e eficiente. Com um mapeamento estruturado, é possível identificar gargalos, reduzir desperdícios, automatizar fluxos e estabelecer métricas para aprimorar a produtividade. Por isso, investir em um framework bem definido garante melhoria contínua, automação inteligente e maior competitividade no mercado.
LACE: nosso Centro de Excelência em Melhoria Contínua
O Lean Agile Center of Excellence é o CoE de business agility e melhoria contínua da MJV, responsável por preparar algumas das principais empresas do Brasil e do mundo para escalar seus negócios por meio de projetos de automação de processos, implantação de tecnologias e gestão da mudança.
O LACE tem como objetivo não apenas construir um fluxo processual detalhado, mas influenciar a cultura de melhoria contínua em nossos clientes — transformando eles próprios em centros de excelência em eficiência operacional.
Conheça o framework de eficiência operacional da MJV.
Destrave sua eficiência operacional
Na Era da Inteligência Artificial, velocidade é um ativo essencial para as organizações. Contudo, tentar escalar negócios sem reestruturar processos é uma escolha cara e ineficiente.
Com o serviço de Mapeamento de Processo de Negócios da MJV, você terá a assessoria para reduzir gargalos, otimizar e automatizar processos, e impulsionar resultados.
