Como implementar a otimização de processos na sua empresa?
A otimização de processos é uma técnica que está sendo cada vez mais utilizada pelas empresas, mas ainda há muitas dúvidas quanto a sua implementação. Saiba mais sobre o assunto!
A otimização de processos é uma técnica que está sendo cada vez mais utilizada pelas empresas. Afinal, ela é o melhor caminho quando se almeja reduzir falhas e desperdícios durante a execução de tarefas, entre outras vantagens.
Mesmo com esse assunto estando presente no dia a dia de muitas organizações, ele ainda gera dúvidas – especialmente em quem já entendeu os benefícios da otimização de processos, mas não sabe por onde começar a implementá-la.
Se esse é o seu caso, então o artigo de hoje chegou em boa hora. Ao longo dele, vamos explicar tudo o que você precisa saber para começar a utilizar os recursos da sua empresa com mais eficácia, visando resultados cada vez melhores.
Vamos lá?
O que é a otimização de processos?
Se você chegou até aqui, é bem provável que já tenha alguma ideia do que é a otimização de processos organizacionais.
Mas, para que não restem dúvidas, vamos entender exatamente o que está por trás deste conceito?
A otimização de processos é compreendida como uma técnica utilizada para aprimorar a execução de tarefas na empresa e, como consequência, melhorar os fluxos de trabalho e os resultados como um todo.
Ao otimizar processos, as organizações conseguem identificar gargalos com mais facilidade, além de reduzir falhas e erros, bem como os desperdícios de tempo e de dinheiro.
Trata-se, portanto, de uma estratégia que anda de mãos dadas com a gestão de qualidade.
4 passos para otimizar processos na sua empresa
Para que a otimização de processos seja bem-sucedida, as empresas precisam passar por quatro etapas principais. Na sequência, daremos mais detalhes sobre cada uma delas.
Acompanhe:
1. Mapeie os processos
Se você deseja otimizar algum processo da sua empresa, o primeiro passo será mapear todas as atividades que são executadas ao longo dele.
Afinal, só é possível identificar erros ou propor melhorias quando conhecemos bem algo.
Isso significa que você deverá estudar e registrar as tarefas que compõem o processo de ponta a ponta, de forma clara e precisa.
Para lhe ajudar a entender os procedimentos a fundo, também é importante documentar quem são as pessoas envolvidas em cada atividade.
Eis alguns questionamentos que você pode fazer ao realizar o mapeamento dos processos:
- Quando este processo começa e termina?
- Quais atividades fazem parte dele?
- Quem são as pessoas envolvidas em cada atividade?
- Quanto tempo dura cada atividade?
- Qual é o resultado esperado ao final do processo?
2. Identifique as falhas, erros e gargalos
Assim que todo o processo a ser otimizado for mapeado, será muito mais fácil identificar quais são os gargalos que estão afetando a sua produtividade.
Portanto, eis sua segunda missão: levantar os erros e falhas que atrapalham o processo.
Considere, inclusive, os procedimentos demorados ou desnecessários, bem como, recursos que estão sendo desperdiçados.
Uma dica importante é sempre tentar encontrar a causa raiz do erro, para que ele não volte a acontecer mais para frente.
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3. Reflita sobre os pontos de melhoria
Após levantar as falhas, será a hora de pensar no que pode ser feito para eliminá-las de uma vez por todas.
Neste momento, vale a pena envolver as pessoas envolvidas no processo e ouvir o que elas têm a dizer. Isso certamente renderá ideias e soluções valiosas.
Lembre-se que, muitas vezes, a melhoria envolve eliminar etapas desnecessárias que estão gerando custos altos e se mostrando improdutivas.
O mesmo vale para tarefas repetitivas, que podem ser automatizadas, ou recursos que podem ser utilizados de forma mais inteligente.
A dica é começar a implementar as mudanças de forma gradual, para que os funcionários possam se adaptar e tenham a chance de participar ativamente desta jornada.
4. Monitore os resultados
Quando as melhorias forem colocadas em prática, será necessário validar se a otimização de processos realmente aconteceu. Para isso, você deve monitorar os resultados.
Além de ajudar a empresa a identificar o que está dando certo ou não, o monitoramento também pode trazer novos insights, contribuindo assim para a melhoria contínua.
Principais benefícios da otimização de processos
Agora que você já sabe como a otimização de processos funciona, talvez esteja se perguntando se o esforço que ela demanda realmente valerá à pena…
Com toda a certeza, a resposta para essa dúvida é “sim”. Mas, para endossá-la, reunimos aqui os principais benefícios que a otimização de processos pode trazer para a sua empresa, são eles:
- Adoção das melhores práticas e métodos de trabalho;
- Entregas mais padronizadas e, portanto, confiáveis;
- Redução de erros, falhas, retrabalho e dúvidas sobre o processo;
- Aumento da colaboração entre os funcionários;
- Atividades mais integradas e fluidas;
- Mais agilidade e assertividade na execução de tarefas.
No fim das contas, todas essas vantagens se traduzem em resultados estratégicos cada vez melhores, mais satisfação dos clientes e o principal: mais lucratividade para o seu negócio!
A tecnologia como aliada na otimização de processos
Para finalizarmos o post de hoje, não poderíamos deixar de falar sobre a importância da tecnologia na otimização de processos, com destaque especial para o Robotic Process Automation (RPA).
Caso você ainda não conheça, o RPA é a automação de processos repetitivos em Softwares, como Sistemas de Gestão (ERP), com o objetivo de evitar o desperdício de tempo com atividades que são apenas uma sequência de interações.
Ao livrar os colaboradores de processos maçantes e permitir que eles foquem mais na estratégia e inteligência do negócio, essa tecnologia já tem ajudado muitas empresas a escalarem sua produtividade.
Vale destacar que o RPA se difere da automação regular de TI, principalmente por possuir a capacidade de se adaptar às novas circunstâncias, exceções e novas situações.
Isso significa que, uma vez que o software RPA tenha sido “treinado” para capturar e interpretar as ações de processos específicos em aplicativos de software existentes, ele pode manipular dados.
E mais: disparar respostas, iniciar novas ações e se comunicar com outros sistemas de forma autônoma.
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