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11/10/2014
Por
MJV Team

Change Management – Gerenciando estrategicamente as mudanças para o bem do negócio

Somos avessos à mudança. Geralmente resistimos a fazer diferente, a aceitar novas ideias e novas maneiras de agir.

No ambiente corporativo ocorre com ainda mais força, pois criamos o hábito de pensar sempre da mesma maneira, usar sempre as mesmas ferramentas e trabalhar sempre da mesma forma. Quando queremos inovar, contudo, é preciso desapego da máxima “em time que está ganhando não se mexe”. E é aí que entra um bom planejamento de Gestão da Mudança (do inglês Change Management).

Há algum tempo o time de Inovação da MJV foi convidado a participar de um projeto de Change Management em uma das maiores empresas de construção civil do país. A empresa, sediada no Rio de Janeiro, conta com seis unidades, que por sua vez estão divididas em quatro frentes de negócio em várias regiões do país. Essa empresa estava em processo de implementação de um ERP da SAP para fazer a integração tecnológica do negócio.

Dá para imaginar o tamanho da operação que essa mudança implica? Durante esta transição estão envolvidos fatores humanos, técnicos e operacionais, o que significa que precisa ser conduzida da melhor forma possível, sob o risco de comprometer a saúde do negócio. Some a tudo isso o fato de que a empresa, à época, já contava com mais de cinco mil funcionários. Nossos consultores utilizaram a metodologia do Design Thinking para imergir na realidade da empresa e entender os perfis das pessoas envolvidas, e também utilizaram a Gamificação, para, por meio de dinâmicas de jogos, disseminar os benefícios de um novo sistema e diminuir os possíveis impactos.

Entre as várias lições extraídas desta experiência, a principal delas foi entender que a maior razão pelo qual as empresas falham na hora de implementar mudanças é a falta de conhecimento sobre como gerenciar estrategicamente essas mudanças. Obviamente, não existem fórmulas prontas; porém, é possível utilizar alguns passos para que as mudanças de cultura, de processos e de estratégias sejam implementadas com menor impacto nas organizações.

Veja três passos importantes que devem ser considerados:

1 – Conhecer o processo

A primeira chave para uma estrutura eficaz de gestão de mudança é delinear e definir os processos. Saber como as mudanças serão rastreadas, comunicadas e implementadas vai beneficiar todos os departamentos envolvidos. Isso inclui um cuidadoso planejamento de prioridades, envolvendo desde a alta cúpula até os colaboradores de cargos mais operacionais, com apoio, claro, do RH.

2 – Definir os recursos e as pessoas

A segunda parte da concepção de um processo de mudança eficaz é definir quem estará envolvido em cada etapa da mudança e quais os recursos materiais e humanos disponíveis. Quem são as lideranças envolvidas? Quem são pessoas-chave para a disseminação das novidades? Como e por quais meios todo o time receberá informações sobre o processo de mudança? Essas são algumas das perguntas que devem ser respondidas pelos gestores responsáveis pelo processo de mudança.

3 – Investir em comunicação

Outro aspecto essencial do processo de mudança é compreender seus detalhes e informar as partes afetadas sobre quando essa mudança será implementada. Documentar e manter uma forma de gestão de mudança bem organizada vai ajudar a gerenciar o processo.

É ideal que as pessoas estejam a par do que está acontecendo em tempo hábil. Contudo, é preciso elencar níveis de público, pois algumas informações são mais importantes para determinados públicos, enquanto que para outros não são – e aqui não estamos falando somente em nível hierárquico. É importante que a equipe de chão de fábrica saiba que haverá mudanças no sistema de controle de mercadorias; porém, não é tão importante que este grupo fique por dentro dos novos procedimentos para pagamento de fornecedores, por exemplo.

Estes são apenas alguns dos muitos fatores a serem considerados na implementação de um processo de gestão de mudança. Toda organização é única, e o que funciona para uma pode não funcionar para outra. Mesmo as organizações mais eficientes podem se beneficiar de reavaliações contínuas sobre como seus processos estão funcionando.

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