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09/01/2020
Por
MJV Team

Outsourcing de TI: ¿Qué es y cuáles son los beneficios para su empresa?

La subcontratación de operaciones de desarrollo ha sido un tema importante durante años. Las ventajas más comunes de la subcontratación de TI incluyen escalabilidad, recuperación de crisis más rápida, acceso más fácil a especialistas, costos más bajos y la capacidad de enfocar recursos en el desarrollo comercial.

Sin embargo, la subcontratación también presenta un modelo de entrega más complejo, lo que genera preocupaciones en las empresas sobre seguridad y privacidad, visibilidad del estado del proyecto, menor control sobre las entregas y los resultados. 

Este artículo abordará estas inquietudes, presentando los principales conceptos, ventajas y desafíos de adoptar la subcontratación de TI , además de mostrar cómo MJV puede ayudar a su empresa a lograr sus objetivos estratégicos en tiempos de crisis global.

¿Qué es la subcontratación de TI?

Según Gartner, la subcontratación de TI es el uso de proveedores de servicios externos para entregar de manera eficaz soluciones de infraestructura de TI, aplicaciones y procesos de negocio que permitan generar resultados comerciales.

La subcontratación, que también incluye servicios públicos, alojamiento en la nube y software como servicio, ayuda a los clientes a desarrollar las mejores estrategias, seleccionar los proveedores de TI adecuados, estructurar buenos contratos y gestionar acuerdos para obtener relaciones beneficiosas de beneficio mutuo con sus proveedores.

La subcontratación también permite a las empresas reducir costos, acelerar el tiempo de comercialización y aprovechar los activos externos, la propiedad intelectual y la experiencia.

Outsourcing de TI en el contexto global actual

La práctica del trabajo a distancia aumenta cada vez más debido a la distancia social durante la pandemia de COVID-19. Liderado por empresas en respuesta a las directrices de la Organización Mundial de la Salud, la modalidad tiene un impacto diario en la lucha contra la propagación del virus. 

Las empresas se enfrentan a un gran desafío con el trabajo a distancia, con un factor agravante: ahora también están lidiando con procesos que querían automatizar antes de que la mayoría de sus empleados trabajaran desde casa.

Estas circunstancias serán el factor decisivo para la digitalización y automatización de sus procesos de trabajo de varias empresas. Esto reducirá los límites del desempeño de la subcontratación en el futuro. Por lo tanto, a largo plazo, las empresas tienden a subcontratar sus procesos de TI y escalar sus negocios a otros países.

Tipos de subcontratación de TI

Hay varios tipos de subcontratación de TI, definidos según la ubicación y cómo ocurre la subcontratación. Éstos incluyen:

Subcontratación de proyectos (basada en proyectos)

También conocido como Outsourcing de Desarrollo de Software, Nearshoring, Offshoring, entre otros. En este caso, la empresa proporciona toda la información relacionada con el proyecto al proveedor externo de outsourcing y este proveedor realiza todo el desarrollo del software, realizando la gestión del proyecto y asegurando la calidad.

Fuera de personal

También conocido como Body Leasing, en el caso de la subcontratación en este modelo, la empresa compra tiempo a los empleados del proveedor de servicios de TI. Por lo general, la empresa paga tarifas por hora o una tarifa mensual.

Centro de I + D abierto

También conocido como oficina offshore. Algunas empresas abren una oficina de investigación y desarrollo en otro país (normalmente con la misma marca) y contratan a personas locales para que trabajen para la empresa en la oficina.

Beneficios de la subcontratación de TI

Existen numerosas razones por las que las empresas subcontratan actividades comerciales específicas. Y algunas de las razones más comunes incluyen:

  • Centrarse en el negocio principal de la empresa
  • Acceda a los mejores recursos a nivel mundial
  • Controle y disminuya los costos operativos
  • Incrementar la eficiencia en actividades repetitivas.
  • Compartir riesgos con la empresa colaboradora
  • Incrementar el uso de conocimientos externos

Los principales beneficios del Outsourcing de TI son:

Previsibilidad

Los costos son más predecibles cuando subcontrata. Por ejemplo, cuando usa un servidor alojado, ofrece corrección de gastos en cantidades predeterminadas cada mes. No hay costos de mantenimiento ni de equipo.

Competencia

Las razones más populares para subcontratar cualquier proyecto es tener acceso a conocimientos especializados y experiencia que los empleados actuales pueden no ofrecer, sin la necesidad de invertir en una formación prolongada y la curva de aprendizaje de un gran número de empleados.

Acceso a recursos globales

La subcontratación puede ayudar a las empresas a ampliar sus límites operativos, conectando a los mejores especialistas de diferentes áreas en diferentes partes del mundo al proyecto, sin barreras físicas, de tiempo o de idioma.

Economía

La subcontratación puede reducir drásticamente los costos. Según las encuestas, más del 80% de las empresas con pocos empleados ahorrarían grandes cantidades simplemente subcontratando la gestión del correo electrónico. Ahora piénselo a una escala mucho mayor. Las empresas de TI tienen la capacidad de ofrecer acceso a equipos y servicios a costos mucho más bajos que la cantidad que necesitaría invertir para tenerlo por su cuenta.

10 prácticas campeonas para la subcontratación de TI

Por último, pero no menos importante, hemos preparado una guía de buenas prácticas para desarrollar un proyecto de outsourcing de TI exitoso. ¡Lea ahora en una guía con las 10 mejores prácticas de subcontratación de TI!

Determina el proyecto correcto

No todos los proyectos se pueden «subcontratar». La subcontratación funciona mejor cuando su proyecto tiene requisitos específicos o no está relacionado con su negocio principal.

Por ejemplo, muchas empresas utilizan servicios en la nube como Google Cloud y Amazon Web Services para alojar sus sitios web. La empresa puede sobresalir en la creación de aplicaciones web, pero no tiene los recursos para administrar un entorno de alojamiento.

En cambio, contratan proveedores de servicios en la nube para que les proporcionen y mantengan la infraestructura. Por lo tanto, obtiene el beneficio de un entorno mantenido profesionalmente sin el costo de mantener sus propios sistemas.

La subcontratación debe dejar a su equipo libre para concentrarse en lo que hacen mejor y le permite entregar su proyecto más rápido.

Tenga un plan bien definido

Tenga metas claras y un horario bien definido. Esto le da más control sobre su proyecto. También permite a los proveedores crear propuestas realistas.

Cuanta más información tenga, más fácil será estimar el tamaño y el costo del proyecto. Y, al crear un buen plan al principio, siempre tendrás algo para guiarte en caso de que acabes desviándote durante el proceso.

Elija un proveedor de confianza

Elija una empresa con la que se sienta cómodo compartiendo información comercial relevante para que el progreso se base en la confianza.

Seleccione un proveedor que comprenda su industria. También deben estar completamente alineados con sus objetivos y cultura empresarial. Cuanto más comprendan sus necesidades, más sencillo será el proyecto.

Si aún tiene dudas, considere iniciar un pequeño proyecto de prueba. Esto le permite trabajar en conjunto sin poner en peligro su proyecto principal.

Tener un equipo dedicado

Para proyectos grandes a largo plazo, es importante contar con recursos dedicados.

Muchos proveedores cobran utilizando el modelo Tiempo y material. El problema con T&M es que el proveedor de servicios puede cambiar a los desarrolladores para diferentes tareas según la disponibilidad.

Esto es genial para la empresa, pero significa que el equipo cambia constantemente. Y la transmisión constante de nuevos desarrolladores requiere tiempo y dinero.

Los equipos dedicados ofrecen un equipo consistente durante la vida del proyecto. Aunque inicialmente es más caro, reduce los costes de formación e integración. Los desarrolladores deben conocer el proyecto solo una vez. El resultado es un equipo que comprende su proyecto de principio a fin.

Ser ágil

Los métodos ágiles son el enfoque principal para el desarrollo de software: según el Project Management Institute, el 71% de las organizaciones utilizan Agile. Además, los proyectos ágiles tienen un 28% más de éxito que los proyectos tradicionales.

El desarrollo ágil se realiza en varias iteraciones cortas. Cada iteración dura solo unas pocas semanas e implica la creación, prueba y lanzamiento de versiones mejoradas. Ahora, compare esto con el desarrollo tradicional, donde cada nueva versión del mismo producto / servicio puede llevar varios meses.

Agile le permite implementar nuevos cambios con mayor flexibilidad y rapidez. Empresas tan grandes como Microsoft han tenido éxito con agilidad en todo, desde pequeños proyectos internos hasta proyectos a nivel empresarial. Y a pesar de su flexibilidad, muchos proveedores ofrecen agilidad a un costo fijo.

No base su decisión solo en el precio

Muchas empresas utilizan la subcontratación para reducir costes. Y a pesar de ser un modelo más económico, este no debería ser su único argumento para decidir invertir en esta modalidad.

La clave es encontrar un proveedor que sea más económico que un equipo interno, pero que ofrezca la misma calidad de entregas y el mismo nivel de experiencia.

Puede ser un equilibrio difícil de encontrar, pero recuerde: obtiene lo que paga.

Muchos partidarios de la subcontratación desde hace mucho tiempo recomiendan crear una lista de opciones y luego eliminar el precio más bajo y el precio más alto. Solo entonces elige entre las opciones restantes de acuerdo con su presupuesto, requisitos y expectativas.

Subcontratar investigación y desarrollo

Muchas empresas investigan y desarrollan productos internamente para mantener el dominio de la propiedad intelectual de la solución. Pero la I + D es un área compleja y, sin los recursos adecuados, las empresas pueden dedicar más tiempo y dinero a la investigación para validar la solución que a la creación del producto final en sí.

La subcontratación de I + D proporciona a las empresas las herramientas, tecnologías y conocimientos necesarios para llegar al mercado más rápidamente.

Una opción popular son las Unidades Cautivas, centros dedicados a I + D, que ofrecen una estructura completa: instalaciones, empleados y gerentes. Ucrania es uno de los principales proveedores de estas unidades, con un mercado estimado en US $ 3 mil millones.

Documentar todo

Documente cada etapa de su iniciativa de subcontratación, incluidas las entregas, revisiones, cambios en el plan del proyecto y actualizaciones. Esto le ayuda a realizar un seguimiento de su progreso y le proporciona la información que necesita para mantenerse en pie después de que finalice el contrato.

La documentación no tiene que adoptar un formato específico y se puede hacer archivando correos electrónicos, notas de reuniones, manuales, enviando informes de errores e incluso comentarios de mejora del código. Lo importante es tener un registro de lo que se hizo en el proyecto y cuándo se hizo.

Comuníquese claramente

Nada es más desastroso para un esfuerzo colaborativo que no comunicarse. La comunicación mantiene a ambas partes involucradas y al tanto de las actualizaciones del proyecto.

Esto puede resultar difícil durante el proceso de subcontratación, especialmente si los equipos se encuentran en diferentes países, con diferencias de idioma, cultura laboral y zona horaria. Sin embargo, el éxito del proyecto depende completamente de la comunicación. Los obstáculos, los problemas de desarrollo y los cambios en los requisitos pueden tener efectos devastadores en un proyecto si no se comunican con rapidez y claridad.

Con las herramientas y tecnologías disponibles en la actualidad, no hay razón para que los equipos no se comuniquen. Si no puede programar una reunión cara a cara, haga una llamada, envíe un correo electrónico, configure una sala de chat o use herramientas de agregación de comunicación en línea. 

Incluso si otra empresa está trabajando en él, este sigue siendo su proyecto y debe tratarlo como si se estuviera haciendo internamente.

Siga constantemente los avances de su equipo de outsourcing. Utilice herramientas como JIRA, Trello y Slack para monitorear cambios, actualizaciones, objetivos y comentarios del equipo. Analice las entregas con frecuencia y no dude en contactar con el proveedor ante cualquier duda.

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