Change Management: scopri come ridurre l’impatto della gestione del cambiamento
La gestione del cambiamento può fare la differenza nel ridurre le incertezze e mitigare i rischi legati alle trasformazioni necessarie per portare la tua impresa a un nuovo livello di produttività.
Il Change Management, o gestione del cambiamento, è un approccio strategico finalizzato all’implementazione di trasformazioni all’interno di un’organizzazione. Questo può includere il cambiamento o la sostituzione di obiettivi, processi o tecnologie, ma soprattutto mira a supportare tutte le parti coinvolte affinché possano adattarsi nel miglior modo possibile a queste transizioni.
Le trasformazioni sono inevitabili: prima o poi arrivano. Nuove sfide emergono costantemente e le aziende devono essere pronte ad affrontarle. È fondamentale che le organizzazioni sviluppino una maggiore consapevolezza del ruolo che la cultura aziendale esercita sui propri dipendenti e dell’influenza che i leader ricoprono all’interno dei loro team.
La gestione del cambiamento può rappresentare un vero elemento differenziante, capace di ridurre le incertezze e mitigare i rischi connessi alle trasformazioni necessarie per portare il business a un nuovo livello di produttività. Si tratta, tuttavia, di un processo complesso, fatto di molteplici passaggi e dettagli.
Ma niente paura: in questo articolo ti spiegheremo tutto passo dopo passo.
In questo articolo scoprirai:
- Le sfide della gestione del cambiamento e perché è così importante
- Una breve panoramica sui tipi di cambiamenti organizzativi
- La guida passo-passo per gestire con successo le trasformazioni
- L’offerta di MJV: il nostro mix integrato per la gestione del cambiamento
Leggi e scopri tutto ciò che devi sapere sulla gestione del cambiamento.
Cos’è il Change Management?
Come hai visto in precedenza, il Change Management — o semplicemente Change — è un insieme di strategie utilizzate dalle organizzazioni per attuare cambiamenti e facilitare la comprensione, da parte dei collaboratori, dei processi che ne derivano.
In forte crescita dalla metà degli anni 2000, la gestione del cambiamento è un processo ricorrente, che si evolve con l’affermarsi di nuove metodologie, pratiche e tecnologie nel contesto aziendale.
Una strategia di change management efficace deve tenere conto dell’impatto che le trasformazioni avranno su ciascuna area dell’organizzazione. Tuttavia, per una gestione del cambiamento di successo, è fondamentale disporre di un processo strutturato per pianificare, comunicare, programmare e implementare i cambiamenti, oltre a documentarli e valutarne i risultati.
Buone pratiche per una gestione del cambiamento efficace
La documentazione, infatti, è un elemento cruciale nella gestione del cambiamento — non solo per mantenere una tracciabilità in caso sia necessario tornare indietro, ma anche per garantire la conformità ai controlli interni ed esterni, inclusi quelli normativi.
L’implementazione può avvenire in diversi contesti, che spaziano dalla ristrutturazione organizzativa al cambiamento dei processi. Tuttavia, ciò richiede spesso la creazione di un programma di formazione e sviluppo per i collaboratori coinvolti, affinché possano acquisire le competenze necessarie per affrontare il cambiamento.
È inoltre frequente che venga previsto un adattamento graduale alla nuova realtà, in modo da evitare che il cambiamento — talvolta repentino — generi effetti negativi.
Quali sono i tipi di cambiamenti organizzativi?
Il Change Management può essere utilizzato per gestire diversi tipi di cambiamenti all’interno di un’organizzazione. Il modello più tradizionale di gestione del cambiamento identifica quattro categorie principali. Ecco alcuni esempi:
| Cambiamento trasformazionale Il cambiamento trasformazionale è quello che modifica in modo radicale e fondamentale la cultura e il funzionamento di un’organizzazione. In questo tipo di cambiamento, il risultato finale può non essere più legato al core business attuale. Ad esempio, un’azienda può decidere di puntare su prodotti o mercati completamente diversi. |
| Cambiamento Incrementale I cambiamenti incrementali sono generalmente più facili da adottare, poiché aggiungono gradualmente qualcosa di nuovo alla routine quotidiana, come ad esempio l’introduzione di un nuovo software. |
| Il cambiamento evolutivo Il cambiamento evolutivo avviene in modo graduale, partendo da un obiettivo specifico. Generalmente segue un piano ben definito e si verifica quando l’azienda vuole rispondere in modo più efficace a una nuova domanda del mercato. |
| Il cambiamento rivoluzionario Il cambiamento rivoluzionario è il tipo di trasformazione più drastico e si verifica quando la sopravvivenza dell’azienda è a rischio. È una scelta: cambiare o scomparire. Questo tipo di cambiamento è spesso associato ad organizzazioni tradizionali che devono riposizionarsi nel mercato. La rivoluzione può riguardare sia le fondamenta del business, sia la gestione aziendale e la riorganizzazione del portafoglio prodotti. |
In altre fonti sul tema, è comune trovare anche altre due definizioni di tipi di cambiamento. Una di queste è il cambiamento di sviluppo, che consiste in qualsiasi modifica volta a migliorare i processi.
L’altra è il cambiamento transitorio, che sposta un’organizzazione dal suo stato attuale a un nuovo stato con l’obiettivo di risolvere un problema specifico.
Puoi approfondire meglio il funzionamento dei vari tipi di cambiamento in questo articolo.
Quali sono le attività coinvolte nella gestione del cambiamento?
La quantità di attività che possono rientrare nella gestione del cambiamento è ampia e dipende dagli obiettivi dell’azienda, coinvolgendo l’intero team o solo specifici reparti.
Il Change Management può riguardare la riduzione dei costi, il riposizionamento di mercato di un’azienda, il cambio di leadership in un determinato settore o nell’intera organizzazione, la riorganizzazione dei processi interni e molto altro ancora.
Tutti questi processi possono portare alla nascita di tre tipi di atteggiamenti tra i collaboratori: i resistenti, i primi ad adottare il cambiamento e gli spettatori. Identificarli ti permetterà di comprendere meglio come il tuo piano di gestione del cambiamento sarà ricevuto e come procedere efficacemente.
Per questo motivo, è fondamentale che tutti i dipendenti con ruoli di leadership siano pronti a fornire ogni tipo di supporto necessario affinché tutti i collaboratori possano adattarsi alla nuova realtà. In questo senso, ogni forma di sostegno — che sia psicologico, comunicativo o di altro tipo — diventa essenziale.
La gestione del cambiamento non è la gestione dei progetti
Un errore piuttosto comune quando si parla di Change Management è utilizzare questo concetto per riferirsi a modifiche o variazioni puntuali all’interno di progetti. Tuttavia, la gestione del cambiamento non è gestione dei progetti.
Mentre il Change Management ha origine nelle discipline della psicologia e delle scienze sociali, mantenendo il focus sul fattore umano, il project management nasce invece in ambito ingegneristico e nelle scienze esatte, occupandosi principalmente di tempi, costi e ambiti di progetto, dedicando poca attenzione agli aspetti umani.
In passato, il successo di un progetto veniva misurato sulla base del rispetto di tempi, costi e qualità concordati. Oggi, invece, ci si aspetta che le aziende siano competenti anche nella gestione dei cambiamenti organizzativi e nell’ingaggio degli stakeholder coinvolti.
Perché il Change Management é necessario?
Secondo un rapporto di Think Talent, le aziende con pratiche efficaci di gestione del cambiamento hanno 3,5 volte più probabilità di superare i concorrenti nel proprio settore. Allo stesso tempo, solo il 29% delle iniziative di cambiamento è stato classificato come successo in un’indagine condotta dalla The Economist Intelligence Unit nel 2017.
Probabilmente ogni azienda ha già vissuto un’esperienza di gestione del cambiamento mal gestita. Quando ciò accade, i processi non raggiungono i risultati desiderati e le probabilità di successo diminuiscono drasticamente. Ed è proprio qui che entra in gioco il change management: per evitare rischi e ridurre le incertezze, facilitando il processo di cambiamento che inevitabilmente tutti devono affrontare.
In sintesi, una gestione del cambiamento efficace è essenziale per identificare, mitigare e rispondere ai rischi legati all’implementazione di trasformazioni organizzative, contribuendo al successo e alla sostenibilità di tali cambiamenti.
Il fattore umano rappresenta un altro elemento fondamentale nel change management. Per questo motivo, è imprescindibile che le aziende diventino più consapevoli del ruolo che la cultura gioca in una gestione del cambiamento di successo. Dopotutto, ogni cambiamento è, prima di tutto, un cambiamento culturale.
Quali sono le sfide del Change Management?
Le aziende che decidono di adottare una strategia di gestione del cambiamento devono inevitabilmente affrontare una serie di sfide. Oltre a una comprensione profonda della cultura aziendale, il processo di change richiede una precisa mappatura di sistemi, applicazioni e dipendenti che saranno coinvolti o influenzati da una determinata trasformazione. Tra le principali sfide possiamo citare:
1. Gestione delle risorse
Gestire gli asset e le risorse che contribuiscono al piano strategico di un’organizzazione diventa sempre più complesso durante l’implementazione dei cambiamenti.
2. Comunicazione
Comunicare efficacemente i cambiamenti è una sfida frequente nella gestione del cambiamento. Per facilitare questo processo, è necessario garantire trasparenza negli obiettivi e nella direzione, in modo che tutti i coinvolti sappiano esattamente il perché e la destinazione finale del cambiamento. Gli obiettivi e i traguardi devono essere chiari e ben definiti.
3. Implementazione tecnologica
L’implementazione di nuove tecnologie può sconvolgere l’intero flusso di lavoro di un dipendente. Le aziende possono facilitare l’adozione di queste tecnologie formando inizialmente un gruppo selezionato di persone, che poi trasmetteranno le conoscenze acquisite al resto del team.
4. Gestione dell’aspettativa
In ogni iniziativa di cambiamento, i fattori di successo variano a seconda dei ruoli e delle priorità delle persone all’interno dell’organizzazione. Accogliere e gestire queste diverse aspettative e interessi è una parte fondamentale della sfida del change management.
5. Estensione del cambiamento
Gestire cambiamenti che si sviluppano su un lungo periodo o che sono composti da molteplici fasi rappresenta una sfida complessa. Per questo motivo, è fondamentale definire con chiarezza ogni fase del programma di cambiamento, stabilendo in modo preciso i traguardi e gli obiettivi da raggiungere.
Una buona gestione del cambiamento garantisce che le parti coinvolte nel processo siano motivate e preparate a lavorare con le nuove risorse implementate.
Man mano che i collaboratori comprendono meglio l’impatto del cambiamento nella loro quotidianità, ciò che il successo del cambiamento richiede da loro e quali benefici ne deriveranno, la resistenza tende a diminuire. Perché ciò accada, però, è fondamentale che la comunicazione sia chiara e ben allineata.
Come implementare la gestione del cambiamento in 5 passi
Implementare la gestione del cambiamento in modo soddisfacente può rappresentare una sfida. Per questo motivo, è consigliabile seguire alcuni passaggi che faciliteranno questa transizione. Ecco cosa fare!
Valutazione: Non si può cambiare ciò che non si conosce. Per questo, il primo passo di questo percorso è la valutazione, con l’obiettivo di avere una visione generale dell’area, del reparto o del processo interessato.
Mappatura: Il secondo passo consiste nel mappare le aree di miglioramento e le opportunità. L’idea è identificare i punti critici nei processi per generare soluzioni potenziali.
Proposta: Dopo aver mappato i processi, la strada più veloce verso l’efficienza operativa è chiara: sviluppare proposte di miglioramento. Ogni sfida identificata richiede una soluzione e un approccio specifici. Avere una diagnosi precisa delle vulnerabilità della tua azienda è fondamentale per trovare le soluzioni più adatte.
Implementazione: Sebbene in teoria sembri semplice, molte persone si sentono confuse e bloccate al momento dell’implementazione. Il segreto è iniziare per parti, implementare e poi misurare nuovamente il processo per verificare se i parametri sono cambiati e il miglioramento è stato efficace.
Raffinamento: Questo è il momento di validare i nuovi modelli stabiliti e apportare eventuali affinamenti. Approfitta anche per creare preziose istruzioni di lavoro, che in pratica sono una guida dettagliata di tutto ciò che le persone devono sapere prima di iniziare un processo.
Facilita il cambiamento con MJV Technology & Innovation
Come abbiamo visto, la gestione del cambiamento ha come funzione principale aumentare la probabilità di successo delle trasformazioni realizzate. La formula simbolica è generare meno impatti negativi sulle persone e maggior ritorno sull’investimento.
È proprio la gestione del cambiamento l’approccio responsabile di aiutare le organizzazioni a promuovere la trasformazione in modo strutturato e ben gestito. Per questo, i progetti con un approccio strutturato di Change Management hanno maggiori probabilità di raggiungere gli obiettivi rispetto a quelli con una gestione del cambiamento poco efficace.
La gestione del cambiamento svolge un ruolo importante anche nel project management, perché ogni richiesta di modifica deve essere valutata in termini di impatto sul progetto. I project manager, o i responsabili esecutivi del controllo, devono esaminare come un cambiamento in una parte del progetto possa influenzare le altre e quale impatto possa avere sull’intero progetto.
Back