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Gli 8 migliori strumenti di gestione dei progetti

Gli strumenti di gestione digitale dei progetti forniscono una panoramica di ciò che sta accadendo e permettono un monitoraggio efficiente.


Con la rapida transizione al lavoro da casa, la recente adozione di strumenti di gestione dei progetti è salita alle stelle. To-do list, timeline, monitoraggio dei progressi e condivisione dei file. Questi sono solo alcuni punti che alcuni strumenti di gestione dei progetti devono considerare per guadagnare l’attenzione dei manager e vincere l’adozione dei team.

Oggi, vi porteremo una lista di 8 strumenti di gestione dei progetti meglio conosciuti e utilizzati dai nostri team in tutto il mondo! Continuate a leggere per capire qual è il migliore per il vostro progetto.

1.Microsoft Project

Microsoft Project, noto anche come MS Project, è uno dei più tradizionali strumenti di gestione dei progetti (PMO) sul mercato, lanciato nel 1985. Offre soluzioni per la pianificazione e la gestione del lavoro per aziende di tutte le dimensioni. La sua interfaccia è molto simile a Microsoft Excel, dal pacchetto Office e Google Sheets. È possibile strutturare il diagramma di flusso del progetto secondo modelli predefiniti e personalizzabili, essendo facile da usare. I piani sono a pagamento e variano a seconda delle esigenze dell’azienda.

2. Jira

Il software Jira è un’applicazione di gestione dei progetti di Atlassian. Un’azienda specializzata nello sviluppo di prodotti per sviluppatori e manager di software.

L’applicazione offre una serie di strumenti per gestire il flusso di lavoro dei team. Pertanto, si concentra su un approccio più operativo e di consegna.

Jira è un altro caso di strumenti di gestione dei progetti focalizzati su una specialità: progetti di sviluppo software. Ha tabelle basate sulle metodologie Scrum e Kanban.

I suoi concetti chiave in JIRA sono progetti e compiti. I progetti vengono utilizzati per raggruppare i compiti. Compiti e sottocompiti sono creati all’interno dei progetti per essere assegnati ai dipendenti. Una volta completati, gli stati dei compiti vengono cambiati automaticamente.

Per esempio, la piattaforma può generare rapporti in tempo reale sulle prestazioni della squadra o la percentuale di completamento per la consegna. Come differenziale, c’è anche la possibilità di integrare lo strumento con circa 800 plugin. In altre parole, è un mezzo per ogni lavoro.

Vale la pena ricordare: da questa lista, Jira è l’unico software esclusivamente a pagamento – e il suo valore varia a seconda del numero di utenti inclusi.

3. Artia

Artia è un robusto software per la gestione di progetti, compiti e squadre, il cui obiettivo è quello di contemplare qualsiasi necessità che i team e i manager possono avere durante un progetto, dall’inizio alla fine. Pertanto, il software è uno degli strumenti più completi della nostra lista.

Riunendo più di 50 risorse, Artia ha caratteristiche tradizionali, come le tabelle dei compiti, oltre a rapporti sulle prestazioni, funzioni per impostare i piani del progetto, controllo finanziario e anche sistemi di pianificazione per i dipendenti.

Per quanto riguarda la parte di gestione dei compiti, lo strumento di Artia ha una caratteristica di produttività extra come differenziale: La dinamica di Pomodoro, incentrata sulla gestione del tempo e la divisione del lavoro in periodi di 25 minuti, seguiti da brevi intervalli di tempo. 5 minuti durante la giornata.

Il metodo, che raccoglie appassionati da tutto il mondo, è stato creato dal consulente aziendale Francesco Cirillo negli anni ’80 ed è considerato una delle migliori metodologie per aumentare la produttività e controllare le distrazioni. Lo strumento è disponibile gratuitamente con alcune limitazioni e ha versioni a pagamento come i piani Slim, Business ed Enterprise.

4. GanttProject

GanttProject è un altro software gratuito e open-source per la gestione interattiva degli orari dei progetti per il desktop. Secondo i creatori, è focalizzato sulle piccole e medie imprese che hanno bisogno di monitorare i grafici di Gantt. I grafici di Gantt sono curve che rappresentano le fasi del progetto. 

In Gantt Pro, per esempio, ci sono strumenti per proiettare e analizzare i percorsi critici e monitorare i progetti. Con un’interfaccia pulita e semplice, un altro differenziale di GanttProject è che è un software open-source, con funzionalità adattabili alle esigenze di ogni organizzazione.

Sul lato negativo, Gantt Pro non ospita nulla nel cloud perché è un software. Tuttavia, il software è compatibile con i principali sistemi operativi, come Windows, Linux e iOS.

5. Bitrix24

Bitrix24 è un altro software completo di gestione aziendale che offre un CRM gratuito e una soluzione di gestione dei progetti che si concentra sulla collaborazione tra squadre. Il suo obiettivo principale è quello di integrare i team all’interno dell’organizzazione attraverso una piattaforma che centralizza le informazioni aziendali.

La piattaforma Bitrix24 ha più di 30 funzionalità, con supporto per grafici di Gantt, automazione del marketing, CRM, creazione di siti web, condivisione di documenti e strumenti di comunicazione come chat e videoconferenza.

La caratteristica chiave di Bitrix24 è che permette l’assegnazione del carico di lavoro stimato per ogni partecipante a un dato progetto, generando un confronto tra le ore stimate e il lavoro svolto.

La piattaforma ha anche altre caratteristiche, come le tradizionali funzioni di checklist e le tabelle dei compiti, che permettono ai manager di avere un maggiore controllo sui compiti che devono ancora essere eseguiti. Bitrix24 ha una versione gratuita (limitata ai partecipanti) e versioni premium.

6. Asana

Asana è un altro campione di strumento di gestione dei compiti. Riunisce diverse caratteristiche per la gestione dei progetti, come il kanban, l’assegnazione dei compiti ai partecipanti e la visualizzazione delle statistiche di progresso del progetto.

Il suo grande vantaggio è la visualizzazione della timeline del programma: ha un’interfaccia che mostra il progresso di ogni attività in base al tempo, permettendo di scorrere i giorni e vedere ciò che ogni partecipante è responsabile di fare. In questo modo, il software vi permetterà di gestire il vostro lavoro in modo più assertivo. Dopo tutto, in questo modo, si ottiene visibilità sui compiti dipendenti, sovrapposti e non programmati, creando piani per guidare il vostro team, indicando con precisione le attività di ciascuno. 

Per mantenere il lavoro organizzato, il software di gestione dei progetti Asana offre compiti, progetti, conversazioni e dashboard. Una delle caratteristiche eccezionali del software è l’aggiunta di campi personalizzati e il monitoraggio solo di ciò che è importante per voi. 

Il software offre anche Team Pages, dove le idee e le conversazioni sono condivise per tutti da vedere, e una ‘Smart Box’ in cui i membri del team ricevono solo gli aggiornamenti importanti del progetto. Quindi, invece di ordinare i messaggi per data di registrazione, Asana categorizza in base alla rilevanza delle informazioni. 

Il software può essere integrato con molti altri sistemi, tra cui Google Drive, DropBox, Github, MailChimp e molti altri.

7. Wrike

Wrike è un’altra opzione di software di gestione dei progetti basata sul cloud.

Solida, la soluzione mira ad offrire una visione completa dei processi che governano un progetto e la piena visibilità sul lavoro e il controllo del progresso dei compiti.

Il software ha caratteristiche interessanti, come la trasformazione delle e-mail in compiti su schede come quelle che conosciamo bene. Un’altra funzione, che è uno dei principali punti di forza, è la possibilità di modificare i file all’interno dello strumento, facilitando la collaborazione del team. Un differenziale interessante è che il software è focalizzato sull’integrazione di team di aree diverse. Questo elemento è una sofferenza diffusa tra sviluppatori e designer, per esempio. Nel webinar Closing the Gap Between UX and Development, abbiamo parlato un po’ della necessità di integrare i team fin dall’inizio per ottenere risultati migliori.

La piattaforma, che ha la gestione del budget e il controllo interattivo del calendario del progetto, offre risorse gratuite limitate nella versione base. Ma si può trarre pieno vantaggio dal sistema nei piani Professional, Business, Marketing ed Enterprise.

8. Trello

Trello è presente in 10 liste su 10 dei migliori strumenti di gestione. Questo perché, oltre ad essere uno degli strumenti più completi sul mercato, è uno dei più famosi al mondo.

Lo strumento si basa sui kanban – solo digitali – e permette agli utenti di spostare le carte tra le liste To Do, Doing e Done a seconda dello stato del compito. Se il tuo team è già abituato ad usare un kanban, le possibilità di successo dell’implementazione in Trello sono del 100%. 

La sua interfaccia è organizzata in tabelle, elenchi e schede mobili, permettendo agli utenti di allegare file di vario tipo, scrivere commenti, assegnare compiti ad altri membri, stabilire liste di controllo, tra le altre funzioni. Trello è uno degli strumenti più adatti per monitorare lo stato del flusso di lavoro e l’evoluzione delle consegne, essendo notevolmente combinato con la metodologia agile e quadri come Scrum.

Quindi, se avete a che fare con team remoti (al giorno d’oggi, chi non lo fa?), non avete lo spazio fisico per appendere immagini o volete risparmiare sui post-it, Trello è la scelta giusta! C’è un’opzione di piano gratuito, con alcune limitazioni, e piani a pagamento (Business Class ed Enterprise). Lo strumento soddisfa le esigenze organizzative di base nella versione gratuita. Ma coloro che vogliono ottenere il meglio possono contare su piani a pagamento per avere soluzioni su misura.

Come avete visto, le opzioni sono molte – a seconda delle vostre esigenze. Comprendete molto bene i requisiti e conoscete i profili professionali del vostro team per selezionare il miglior strumento di gestione dei progetti per ogni situazione!

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