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03/11/2021
By
MJV Team

Robotic Process Automation: cosa cambia con il processo di automazione

Robotic Process Automation è l’uso di software con intelligenza artificiale e capacità di Machine Learning per gestire compiti ripetitivi e ad alto volume che in precedenza richiedevano l’intervento umano.

Queste attività possono includere interrogazioni, calcoli, registrazioni e transazioni.

Ma questa rapida spiegazione è troppo poco per comprendere la potenza rivoluzionaria di questo concetto. Quindi continuate a leggere. Vedrete esempi di come funziona la Robotic Process Automation, quali benefici possono trarre le aziende e molto altro ancora!

Robotic Process Automation: il concetto

Robotic Process Automation (RPA) è un’applicazione tecnologica governata dalla logica di business e da input strutturati, che mira ad automatizzare i processi di business. Potremmo tradurre liberamente questo concetto in “automazione robotizzata dei processi”.

Utilizzando gli strumenti RPA, un’azienda può impostare un software, o un “robot”, per catturare e interpretare le applicazioni per elaborare una transazione, manipolare i dati, innescare risposte e comunicare con altri sistemi digitali.

Gli scenari RPA vanno da qualcosa di semplice come la generazione di una risposta automatica ad un’e-mail fino al dispiegamento di migliaia di bot, ciascuno programmato per automatizzare i lavori in un sistema integrato di gestione aziendale (ERP), per esempio.

Pertanto, non è errato affermare che la tecnologia RPA – talvolta chiamata robot software o bot – imita un lavoratore umano, registrandosi con le applicazioni, inserendo i dati, calcolando e completando i compiti e disconnettendosi.

Le organizzazioni di servizi finanziari sono all’avanguardia nel movimento della Robotic Process Automation, scoprendo modi di usare il software per facilitare i processi aziendali senza aumentare il numero di dipendenti o i costi.

Entro il 2020, l’automazione e l’intelligenza artificiale ridurranno le esigenze dei dipendenti nei centri di servizi condivisi fino al 65%, secondo Gartner, che afferma anche che il mercato RPA supererà il miliardo di dollari in tutto il mondo entro il 2020.

Robotic Process Automation: come funziona nella pratica

Un modo molto pratico per capire come funziona la Robotic Process Automation è quello di differenziarla dalla normale automazione IT.

Ciò che distingue RPA dall’automazione IT tradizionale è la capacità delle piattaforme RPA di essere consapevoli e di adattarsi alle nuove circostanze, alle eccezioni e alle nuove situazioni.

Una volta che il software RPA è stato “addestrato” a catturare e interpretare le azioni di specifici processi in applicazioni software esistenti, può manipolare i dati, innescare risposte, avviare nuove azioni e comunicare con altri sistemi in modo autonomo.

Il software RPA è particolarmente utile per le organizzazioni che hanno molti sistemi diversi e complicati che hanno bisogno di interagire in modo fluido.

Ad esempio, se un modulo elettronico in un sistema HR non ha un codice postale, il tradizionale software di automazione segnalerebbe il modulo come avente un’eccezione e un dipendente gestirebbe l’eccezione cercando il codice postale corretto e digitandolo nel modulo. Una volta compilato il modulo, il dipendente può inserirlo nel libro paga in modo che le informazioni possano essere inserite nel sistema retributivo dell’organizzazione.

Con la tecnologia RPA, tuttavia, un software che ha la capacità di adattarsi, imparare e autocorreggersi si occupa dell’eccezione e interagisce con il sistema delle buste paga senza l’assistenza umana.

Robotic Process Automation: giganti che hanno già questa strategia e possibilità di applicazione

Walmart, Deutsche Bank, AT&T, Walgreens e American Express Global Business Travel sono tra le molte aziende che hanno già strategie di Robotic Process Automation.

Walmart ha recentemente implementato circa 500 bot per automatizzare qualsiasi cosa, dalle risposte alle domande dei dipendenti al recupero di informazioni utili dai documenti di audit.

American Express Global Business Travel utilizza RPA per automatizzare il processo di annullamento di un biglietto aereo e l’emissione di rimborsi.

Thompson utilizza l’RPA anche per facilitare le raccomandazioni di ricomposizione automatica in caso di chiusura dell’aeroporto e per automatizzare alcune attività di gestione delle spese.

Date un’occhiata ad alcune delle numerose possibilità di applicazione dell’RPA qui sotto:

  • nel servizio clienti: L’RPA può aiutare le aziende a fornire un migliore servizio ai clienti automatizzando le attività del contact center, tra cui la verifica delle firme digitali, il caricamento di documenti scannerizzati e la verifica delle informazioni per le approvazioni o i rifiuti automatici.
  • nella contabilità: le organizzazioni possono utilizzare RPA per la contabilità generale, la contabilità operativa, il reporting transazionale e il budgeting.
  • nei servizi finanziari: le aziende del settore dei servizi finanziari possono utilizzare la RPA per i pagamenti in valuta estera, automatizzando le aperture e le chiusure dei conti, gestendo le richieste di revisione contabile ed elaborando le richieste di assicurazione.
  • nel settore sanitario: le organizzazioni mediche possono utilizzare la RPA per gestire le cartelle dei pazienti, i reclami, l’assistenza clienti, la gestione dei conti, la fatturazione, la reportistica e l’analisi.
  • nel settore delle risorse umane: RPA può automatizzare le attività delle risorse umane, compresa l’integrazione e la cancellazione, l’aggiornamento delle informazioni dei dipendenti e i processi di presentazione dei fogli di presenza.
  • nella gestione della catena di fornitura: RPA può essere utilizzata per l’approvvigionamento, automatizzando l’ordine e l’elaborazione dei pagamenti, il monitoraggio dei livelli di inventario e il monitoraggio delle spedizioni.

Robotic Process Automation: vantaggi per il business

RPA offre alle organizzazioni la possibilità di ridurre i costi del personale e gli errori umani. Una banca che implementa una strategia RPA (software e metodi) è in grado di ridisegnare il proprio processo di reclamo dispiegando i bot per eseguire i processi, gestendo milioni di richieste. Aggiunge una capacità equivalente a quella di centinaia di dipendenti a tempo pieno, riducendo la necessità di nuove assunzioni e formazione, tra le altre spese.

I bot sono di solito a basso costo e facili da implementare, non richiedono software personalizzato o una profonda integrazione di sistemi. Tali caratteristiche sono cruciali, poiché le organizzazioni cercano la crescita senza aggiungere spese significative o attrito tra i lavoratori.

Le aziende possono anche intensificare i loro sforzi di automazione iniettando alla RPA tecnologie cognitive, come il Machine Learning, il riconoscimento vocale e l’elaborazione del linguaggio naturale. Essa automatizza compiti di alto livello che, in passato, richiedevano capacità percettive e di comunicazione. Il giudizio degli esseri umani.

In sintesi, la tecnologia di automazione robotica dei processi può aiutare le organizzazioni nel loro percorso di trasformazione digitale nei seguenti modi:

  • consentendo un migliore servizio al cliente;
  • garantendo che le operazioni e i processi aziendali siano conformi alle normative e agli standard;
  • consentendo il completamento dei processi in modo molto più rapido;
  • fornendo una maggiore efficienza grazie alla digitalizzazione e alla verifica dei dati di processo;
  • creando risparmi sui costi per le attività manuali e ripetitive;
  • consentendo ai dipendenti di essere meno operativi e di essere più produttivi e innovativi.

Robotic Process Automation: come le società si devono preparare

Ecco alcuni suggerimenti che gli esperti di Robotic Process Automation consigliano alle aziende che vogliono implementare questa strategia nel loro business

Impostare le aspettative

I guadagni rapidi sono possibili con l’RPA, ma non è consigliabile iniziare ad implementarla su scala. Molti problemi con la RPA derivano da una cattiva gestione delle aspettative. Le dichiarazioni coraggiose sull’RPA da parte dei fornitori e dei consulenti per l’implementazione non sono d’aiuto.

Pertanto, ciò che si raccomanda è una mentalità cautamente ottimista, soprattutto nelle medie imprese. Iniziare da un progetto e imparare dal processo è la scelta migliore.

Pensate a RPA per migliorare la vostra esperienza con i clienti

L’RPA è spesso supportata come meccanismo per aumentare il ritorno dell’investimento o ridurre i costi. Tuttavia, il suo uso migliore è quello di migliorare l’esperienza del cliente.

Ad esempio, aziende come le compagnie aeree impiegano migliaia di agenti del servizio clienti, ma i clienti sono ancora in fila. Un chatbot, potrebbe aiutare ad alleviare un po’ di quell’attesa.

Chiedete l’aiuto di un esperto

Le implementazioni di maggior successo di RPA includono un centro di eccellenza composto da persone responsabili di rendere i programmi di efficienza un successo all’interno dell’organizzazione.

Tuttavia, non tutte le imprese hanno un budget per questo. La scelta migliore è quella di rivolgersi a una società di consulenza specializzata, che sviluppa i casi aziendali, calcola i possibili costi e l’ottimizzazione del ROI, e misura i progressi in relazione a questi obiettivi, tra le altre cose.

Impegnare l’IT in anticipo e spesso

Per quanto miracolosi possano essere le piattaforme e i servizi di Robotic Process Automation, è essenziale coinvolgere il team tecnologico fin dall’inizio del progetto. Questo è spesso trascurato dalle aziende che assumono un aiuto esterno per la gestione del progetto – e può rivelarsi un grave errore.

Dalla scelta del fornitore all’implementazione degli strumenti, tra gli altri processi, si raccomanda che tutto sia strettamente monitorato dall’IT.

Non dimenticare l’impatto sulle persone

Corteggiate da nuove brillanti soluzioni, alcune organizzazioni sono così concentrate sull’implementazione che trascurano il ciclo delle risorse umane, che può creare alcuni scenari da incubo per i dipendenti che trovano i loro processi quotidiani e i flussi di lavoro interrotti.

Pertanto, come per altri progetti tecnologici, è molto importante gestire bene il cambiamento. Questo include la preparazione degli utenti alla trasformazione.

Conclusione

Come avete visto, la Robotic Process Automation è un movimento tecnologico che può già essere considerato un fenomeno. Fa parte delle innovazioni che guidano la cosiddetta “era della trasformazione digitale” e offre innumerevoli vantaggi commerciali.

In definitiva, non esiste una soluzione magica per l’implementazione di RPA, ma richiede un sistema di automazione intelligente che dovrebbe essere parte del percorso a lungo termine per le aziende. L’automazione a questo livello deve trovare una risposta per completare i processi aziendali in modo più rapido, con una migliore qualità e scala.

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