Cumprir todas as etapas de um projeto requer disciplina e, acima de tudo, atenção aos prazos. Uma eficiente gestão de projetos tanto evita o retorno de trabalho quanto evidencia pontos de melhorias ao longo do processo.
O Diagrama de Gantt surge como uma alternativa para contribuir com o controle de tarefas a serem realizadas dentro de um cronograma. Um dos pontos altos dessa ferramenta é a forma visual com a qual o projeto pode ser visualizado, em todas as etapas.
Mas o que esse diagrama, de fato, é e como pode ajudar o gerenciamento dos projetos da sua empresa? Confira neste post!
O que é o Diagrama de Gantt?
Já pensou em ter um painel com todas as informações necessárias para um projeto, desde prazos para início e conclusão, com duração definida, passando pelo nome do responsável da atividade, até a relação de precedência entre elas? O Diagrama de Gantt (ou Gráfico de Gantt, como também é conhecido) reúne tudo isso de uma maneira simples e visual.
Além disso, a estratégia de gestão de projetos é estruturada semelhante a uma linha do tempo, facilitando que as tarefas sejam mapeadas com clareza. Assim, você e sua equipe conseguem acompanhar os prazos e certificam-se de que todos se responsabilizam pelo projeto.
Entre as principais vantagens da ferramenta, podemos citar:
- O Diagrama de Gantt oferece uma visão macro e também micro das etapas de produção;
- A equipe terá mais assertividade para cumprir os prazos estabelecidos, fazendo com que o planejamento seja mais eficiente;
- Torna-se mais fácil identificar pontos de melhoria e buscar soluções alternativas para os obstáculos.
Apesar dos benefícios, algumas das principais desvantagens de usar o diagrama é que, caso você não esteja usando um software específico, ele pode se tornar uma ferramenta de difícil leitura tanto por ter recursos visuais complexos quanto pelas atualizações que precisam ser realizadas constantemente.
Para que serve a ferramenta?
Otimizar tempo e organizar as atividades que devem ser cumpridas são algumas das funcionalidades que o Diagrama de Gantt oferece. Contudo, o método vai muito além, como mostraremos abaixo:
- Divide as tarefas
O Diagrama permite que as atividades sejam “quebradas”, garantindo que você tenha um overview apurado da evolução e controle do projeto. Um exemplo básico: no lugar de apenas “produzir campanha para o Natal”, é possível elencar todas as etapas dessa produção.
Dessa maneira, você e a sua equipe conseguem ver tofas as ações que precisam ser tomadas.
- Define prazos de entrega
A visão geral do projeto permite que você possa definir prazos viáveis e, em alguns casos, dependendo da progressão das atividades, reduzi-los.
- Acompanha o andamento
Um recurso interessante que o gráfico oferece é colocar cores para determinar o andamento de uma atividade: o que já foi concluído, o que está em produção e o que ainda precisa ser iniciado.
Por isso, o Diagrama de Gantt é um método que torna simplificada a visão geral sobre um todo: você tem como identificar e pensar em estratégias que, se for o caso, colaborem para que o projeto volte aos trilhos.
- Delega responsáveis pelas tarefas
Outro benefício de usar esse gráfico é que você pode atribuir pessoas responsáveis para cada atividade, o que faz com que o gerente de projetos saiba exatamente com quem falar quando precisar.
- Evidencia as relações entre as atividades
O Diagrama de Gantt deixa a relação de dependências entre tarefas bem clara, facilitando a importância de cada uma para o organograma. Se uma etapa sofre algum gargalo, vai diretamente atingir a outra.
Essa clara relação entre as atividades é fundamental para que a equipe fique na mesma página. Talvez, um dos maiores desafios dos gerentes de projetos seja evidenciar como uma tarefa precisa da outra. E o gráfico tem a solução para isso.
Quem usa o Diagrama de Gantt?
Os softwares de diagramação tornaram a produção desses gráficos muito mais fáceis e acessíveis para qualquer pessoa. Basta ter apenas duas coisas: uma lista de tarefas e datas de início e término do projeto.
Dessa forma, basta colocar as informações em um gerador de diagramas de Gantt e pronto: automaticamente, você cria um projeto com todas as facilidades que o gráfico traz.
Abaixo, confira algumas das posições que mais adotam o gráfico nas empresas:
- Gerentes de projeto usam para criar uma referência detalhada do cronograma esperado, com a divisão de tarefas.
- Diretores utilizam para monitorar o andamento de projetos em toda a empresa.
- Gerentes de marketing podem criar um gráfico para fazer o planejamento e acompanhamento das campanhas.
- Gerentes de operações utilizam-se do método para melhorar a eficiência operacional.
- Gerentes de programação criam o Diagrama de Gantt para planejar agendas dos funcionários ou equipes.
- Líderes de equipes conseguem verificar se todos os membros do time estão cumprindo as tarefas.
- Consultores, por sua vez, podem dividir e rastrear tarefas entre sua equipe e a do seu cliente.
Em quais situações pode ser aplicado?
Em linhas gerais, o gráfico é posto em prática quando há tarefas que envolvem duas ou mais pessoas. Porém, isso é apenas uma recomendação porque não há uma delimitação de quando usar – quem vai saber disso melhor é você, com as suas necessidades.
Um único profissional pode aplicar o Diagrama de Gantt, sem qualquer problema, ao seu trabalho para se organizar ou buscar ser mais produtivo.
Um ponto de atenção que redobramos: o gestor de uma companhia, seja qual for o porte, tem que considerar recursos e métodos mais eficientes de gerenciamento de projetos. Isso porque terão situações em que as atividades no escopo do projeto precisarão de um acompanhamento cuidadoso.
Tarefas criadas com equipes maiores apresentam um fluxo de atividades múltiplas e que, muitas vezes, têm relação de dependências entre si. Então, buscar soluções arrojadas e dinâmicas deve ser a prioridade de um gestor de projetos, deixando para trás métodos antigos e simplórios.
Qual a diferença entre cronogramas e Diagrama de Gantt?
Gerenciar projetos é sinônimo de cronograma de tarefas. Definir prazos, elencar fases do trabalho e delegar responsabilidades são algumas das principais funções de um planejamento. Mas qual a diferença do Diagrama de Gantt para um cronograma comum?
No gráfico elaborado por Gantt, cada barra representa uma atividade. Por causa disso, é possível ter um overview das atividades que serão realizadas no projeto ao longo do período estabelecido e também acompanhar a sua evolução.
O Cronograma de Marcos, por sua vez, é parecido com a do Diagrama de Gantt, só que a diferença é que ele representa apenas os marcos do projeto.
Outro cronograma conhecido é o de Rede, bastante semelhante ao de Gantt, tendo como principal diferença que nele estão representadas também as relações de prioridade entre as atividades.
Como fazer um Diagrama de Gantt?
Agora vamos entender como fazer um Diagrama de Gantt e melhorar a performance dos projetos tocados na sua empresa. Abaixo, preparamos um passo a passo de como iniciar o seu, confira!
- Escolha o melhor formato para seu diagrama: a primeira coisa a ser feita é pensar e escolher o melhor recurso para manter o seu Diagrama de Gantt. Algumas opções são: excel, post-its ou mesmo um software específico.
- Defina o prazo do seu projeto: a segunda a ser realizada na hora de construir um Diagrama de Gantt é definir uma data de início e término do projeto.
- Liste e relacione todas as tarefas: essa etapa pode ser uma das mais demoradas, pois será necessário definir todas as tarefas e subtarefas relevantes para a conclusão do projeto. Além disso, é muito importante que você selecione aquelas que dependem ou não de outras tarefas para serem concluídas.
- Selecione os responsáveis e defina prazos: agora que já tem a lista de tarefas em ordem, é chegado o momento de selecionar as pessoas que serão responsáveis por cada uma e também definir os prazos de conclusão.
- Mantenha o diagrama atualizado: após iniciar a utilização do diagrama, é fundamental que você mantenha constância na atualização do andamento das tarefas, isso ajuda a nortear a equipe. E lembre-se que a flexibilidade é fundamental, pois mudanças podem ocorrer no decorrer do projeto.
O Diagrama de Gantt é simples de ser feito e, com toda certeza, vai trazer resultados impressionantes para o planejamento das suas atividades.
Se você lidera uma equipe com muitas pessoas ou deseja fazer um projeto individual, aplique o método e veja como o gerenciamento de tarefas ficará dinâmico e claro.
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