Fazer gestão não é algo fácil. Pelo contrário, a tomada de decisão de gestores costuma ser um desafio. Diante de tantos caminhos, como saber qual o mais adequado? Como aprimorar processos? E, sobretudo, como otimizar resultados? Você pensou em ferramentas de gestão? Pois deveria.

Nesse post, vamos te apresentar as principais ferramentas de gestão e por que utilizar cada uma.

O que são ferramentas de gestão?

Ferramentas de gestão são técnicas e modelos que ajudam as corporações a acompanhar, mensurar, aprimorar e controlar processos, projetos, pessoas e qualidade. Dessa forma, facilita o trabalho estratégico e proporciona melhores resultados. 

Então, visando sempre tomar decisões mais assertivas e alinhadas aos objetivos de negócio da empresa, as ferramentas de gestão proporcionam maior controle sobre os processos da organização. 

As ferramentas de gestão de projetos, por exemplo, geralmente são recursos como softwares ou metodologias, que são utilizadas com o objetivo de auxiliar os gerentes de projetos ou até mesmo toda a equipe a organizar o trabalho e gerenciar projetos e tarefas.

E esse é um ponto bem importante que geralmente não é abordado quando falamos em ferramentas de gestão. 

Entre suas muitas utilidades, elas também são importantes para possibilitar (e facilitar!) a troca, a comunicação da equipe (entre os próprios colaboradores e do time com o gestor) e colaborar em todo o ciclo de vida de um projeto.

Não existe ferramenta ideal

Existe a ferramenta que se adapta a sua realidade. A ferramenta ideal vai depender de cada área, equipe, perfil de empresa, setor e objetivo de negócio. Existem muitas disponíveis no mercado, com diversos tipos de recursos diferentes. 

Portanto, basta escolher aquela que é mais condizente com a realidade da sua corporação e da sua equipe. 

Nesse sentido, deixamos aqui uma pergunta: pensando em aprimorar processos, otimizar projetos e melhorar resultados e baseado nos objetivos de sua empresa, você sabe qual ferramenta adotar? 

A resposta para essa pergunta é fundamental para fazer escolhas adequadas às necessidades e à realidade da sua corporação, não desistir da aplicação dos métodos no meio do caminho e para assegurar que os objetivos e metas sejam alcançados com sucesso.

Confira nossa lista e conheça as ferramentas de gestão que são essenciais para isso! 

Top 6: ferramentas de gestão essenciais para o seu negócio

1. 5W2H

Essa metodologia de planejamento surgiu no Japão. Ela funciona de forma simples, porém poderosa. 

Seu plano de ação está em seu nome: facilitar qualquer demanda através de 7 perguntas básicas. 

5W

2H

Essas perguntas são fundamentais para a esquematização e condução de um projeto. Além de ser facilmente adaptável, essa ferramenta oferece clareza na organização das funções, permite controlar melhor as tarefas e auxiliar para otimizar o tempo investido na execução delas, melhorando a produtividade.

O 5W2H é uma ferramenta de fácil aplicação e que se encaixa em qualquer corporação, independentemente do seu porte ou da atividade que exerce.

2. PDCA

Plan, Do, Check Act. Em português, planejar, fazer, checar e agir. São esses 4 passos que tornarão os seus processos organizacionais mais ágeis e eficientes dentro da sua corporação. 

Planejar

Fazer

Checar

Agir

Importante: Se preciso for, você pode reiniciar o ciclo PDCA para fazer uma nova rodada sempre que preciso for. Para isso, é só voltar para a 1ª fase: elaborar um plano de ação e seguir as próximas fases. 

2. Análise SWOT/FOFA

A análise SWOT é uma ferramenta de gestão muito usada especificamente quando um diagnóstico detalhado sobre a situação da corporação é necessário.  

SWOT é a sigla formada pelas iniciais das palavras que as compõem em inglês. Em português, é chamada análise FOFA – um nome muito mais amigável, convenhamos. 

É composta pela análise de 4 pontos:

FATORES INTERNOS
FORÇAS
Pontos fortes do negócio e diferenciais que ele oferece aos clientes.
FRAQUEZAS
Pontos fracos: o que a empresa precisa melhorar para alcançar melhores resultados.
CAUSAS EXTERNAS
OPORTUNIDADES
Comparação com o cenário externo (mercado) para identificar oportunidades e novos objetivos para o negócio.
AMEAÇAS
Identificação da concorrência e de fatores do ambiente externo que podem ameaçar o sucesso da companhia.

DICA: Escolha essa ferramenta de gestão quando as lideranças precisam aprimorar o planejamento estratégico da empresa.

3. Canvas

Também conhecido como Business Model Canvas. Para os íntimos, é só Canvas mesmo. O diferencial dele é que é uma ferramenta de fácil utilização, muito utilizada por empresas que estão entrando no mercado.

O Canvas é uma ferramenta em formato de diagrama dividida em 9 partes. O documento estrutura e organiza os principais elementos do negócio para que ele seja visualizado em uma única página (ou slide).

Lembrou do Design Thinking? Então acertou em cheio! O Canvas foi desenvolvido utilizando os conceitos de DT. É por isso que aqui na MJV utilizamos muito essa metodologia – tanto internamente quanto com os nossos clientes.

Se quiser entender melhor como utilizar o Canvas e como sua criação significou uma revolução na maneira como empreendedores e empresas passaram a pensar em novos negócios ou novos produtos, baixe agora mesmo nosso Guia do Modelo de Negócio! 

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4. KPI

Assim como os outros, o nome também vem de uma sigla em inglês para: Key Performance Indicator. Em português, indicador-chave de performance. 

O KPI serve para mensurar se determinada iniciativa foi pensada e executada de acordo com os objetivos da empresa (e, se sim, quais objetivos). 

É importante destacar que os KPIs podem variar de acordo com a escolha dos gestores, o momento da empresa e o objetivo que ela deseja alcançar em determinado período de tempo.

DICA: Existem muitos KPIs, mas atente-se ao fato de que nem todos fazem sentido para a sua corporação. Para saber qual utilizar de forma assertiva, tenha muita clareza sobre os objetivos da empresa. Isso é de suma importância!

5. Mapa mental

O mapa mental é uma ferramenta antiga, criada em 1960 para fazer a gestão de informações. Para isso, cria fichas com resumos sobre diferentes assuntos utilizando esquemas gráficos com cores, símbolos, setas, desenhos e o que mais ajudar nessa construção.

Dessa forma, incentiva a memorização visual de conceitos e facilita a organização de ideias, ajudando de forma importante no aprendizado. 

O diferencial do mapa mental é que ele não precisa depender de nenhum software ou plataforma – apesar de existirem aplicativos online para isso. Pode ser realizado de forma simples e manual. 

DICA: Aplicar mapas mentais pode facilitar a forma de visualizar contextos e situações complexas, além de facilitar a comunicação em um mundo onde a velocidade e volume de informação são cada vez mais intensos, mesmo que restritos ao ambiente corporativo.

Top 5 motivos para utilizar uma ferramenta de gestão

Se chegou até aqui, você certamente entendeu que ferramentas de gestão de projetos são recursos, normalmente softwares ou metodologias, que servem para auxiliar o gerenciamento de gestores, facilitar tomadas de decisão mais assertivas, permitir a comunicação da equipe e colaborar em todo o ciclo de vida do projeto.

Escolher a ferramenta de gestão adequada pode fazer com que sua empresa:

1. Ganhe em produtividade

O aumento da produtividade ocorre através da otimização de processos e definição das responsabilidades de todos os elementos envolvidos em determinado projeto ou processo. Além disso, a produção se torna mais assertiva, com menos divergências, retrabalhos e desperdícios.

2. Otimize a organização interna

As ferramentas possuem padrões que precisam ser seguidos e obedecidos à risca para funcionar de maneira correta e atender todas as expectativas de sua implementação. 

Isso faz com que todas as partes envolvidas no uso da ferramenta entendam e respeitem essas etapas e passem a utilizar esses padrões, tornando a organização interna muito mais fluida.

3. Controle os processos de produção

Isso ocorre por conta da clareza que todos os colaboradores terão do processo. Com todos na mesma página fica bem mais fácil garantir o controle do processo produtivo e, mais do que isso, a consistência e qualidade do produto final.

Dessa forma, depois de um determinado período, torna-se muito mais simples e possível alcançar um padrão de excelência.

4. Reduza custos e elimine os desperdícios

A otimização das etapas e a visualização macro do processo facilita que erros, problemas e gargalos sejam identificados com muito mais clareza e solucionados com muito mais rapidez.

5. Alcance o modelo de melhoria contínua

A ideia é que a empresa utilize suas ferramentas de gestão para garantir a qualidade de seu produto e serviço, o que gera valor para o negócio e para o cliente. 

E você? Via apostar na implementação de ferramentas de gestão na sua empresa? Já sabe por onde vai começar? E que ferramenta escolher? Se ficar em dúvida, entre em contato com nossos especialistas. Eles podem te ajudar a resolver suas dores e otimizar seus processos!