La idea que subyace a la Gesti\u00f3n de Procesos de Negocio es simplemente tomar nota y mapear c\u00f3mo funcionan los procesos dentro de su compa\u00f1\u00eda dentro de su propio contexto espec\u00edfico. Esto significa que se tienen en cuenta las entradas que ciertos procesos reciben de otros procesos anteriores, as\u00ed como las salidas que ofrecen a otros procesos posteriores.<\/p>\n\n\n\n
El BPM puede utilizarse para abordar todos los aspectos de su empresa, a nivel macro, pero tambi\u00e9n puede utilizarse a nivel micro, echando un vistazo a los procesos individuales que necesitan una mano. El concepto es colaborativo y anima a los trabajadores con conocimientos a compartir sus ideas y opiniones sobre los procesos actuales. Todo ello con el fin de identificar oportunidades de mejora para optimizar los flujos de trabajo y los procedimientos.<\/p>\n\n\n\n
El ciclo de vida del BPM: c\u00f3mo implementarlo<\/strong><\/p>\n\n\n\n El ciclo de vida del BPM incluye cinco pasos que analizan los procesos actuales e identifican el margen de mejora. Aunque la mayor\u00eda de los procedimientos agrupan ciertos pasos, hemos a\u00f1adido un \u00absemipaso\u00bb adicional a uno de ellos.<\/p>\n\n\n\n Paso 1: Dise\u00f1o<\/strong><\/p>\n\n\n\n El primer paso del ciclo de vida consiste en identificar c\u00f3mo se desarrolla el proceso actual. El objetivo de este paso es recopilar toda la informaci\u00f3n posible sobre el proceso en cuesti\u00f3n. \u00bfCu\u00e1les son las etapas del proceso, qui\u00e9n es el responsable de cada etapa, qu\u00e9 insumos son necesarios para que comience, cu\u00e1les son los resultados generados por el proceso?<\/p>\n\n\n\n La mejor manera de recabar esta informaci\u00f3n es entrevistar a los trabajadores responsables. Los procedimientos mal optimizados pueden apoyarse a menudo en el ingenio humano. Estas \u00absoluciones\u00bb a veces pueden hacer que los procedimientos parezcan m\u00e1s eficaces de lo que son en realidad, pero tambi\u00e9n pueden proporcionar a los directivos ideas sobre posibles alteraciones positivas del proceso. Recuerde que ning\u00fan detalle es demasiado peque\u00f1o para dejarlo de lado.<\/p>\n\n\n\n Paso 2: Modelo<\/strong><\/p>\n\n\n\n El segundo paso consiste en tomar toda la informaci\u00f3n recopilada en el primer paso y traducirla en un modelo visual. Esto puede hacerse mediante organigramas y diagramas y puede ayudar a los gestores a entender c\u00f3mo fluyen la informaci\u00f3n y los resultados de una etapa a la siguiente, as\u00ed como el modo en que los distintos procesos interact\u00faan entre s\u00ed.<\/p>\n\n\n\n Detalles como los plazos, las condiciones y las normas deben etiquetarse claramente para ofrecer a los espectadores una secuencia concreta de acontecimientos. Tambi\u00e9n es una buena idea incluir notas sobre el proceso, como la ubicaci\u00f3n de posibles cuellos de botella y cualquier otra cuesti\u00f3n que las entrevistas hayan sacado a la luz.<\/p>\n\n\n\n Paso 2.5: Redise\u00f1o<\/strong><\/p>\n\n\n\n Este paso suele ir acompa\u00f1ado del paso 1, pero creemos que modelar el proceso actual, redise\u00f1arlo y, a continuaci\u00f3n, modelar el nuevo proceso puede aportar m\u00e1s informaci\u00f3n que simplemente modelar el nuevo proceso. Es el momento de sentarse con su equipo y discutir qu\u00e9 cambios podr\u00edan hacerse en el proceso actual para hacerlo m\u00e1s r\u00e1pido, m\u00e1s f\u00e1cil y m\u00e1s eficiente. Recomendamos encarecidamente que esto se haga en grupo para que haya una lluvia de ideas.<\/p>\n\n\n\n Algunas modificaciones pueden ser demasiado complejas de aplicar, o requerir la inversi\u00f3n y la aprobaci\u00f3n de los empleados de la alta direcci\u00f3n. Si ese es el caso, le sugerimos que priorice las mejoras en funci\u00f3n de la repercusi\u00f3n que tendr\u00e1 el cambio en relaci\u00f3n con el proceso, as\u00ed como de la dificultad que entra\u00f1e su aplicaci\u00f3n. Llevar una lista detallada de posibles mejoras tambi\u00e9n puede ayudar a vender las ideas m\u00e1s caras a los altos cargos.<\/p>\n\n\n\n Paso 3: Ejecutar<\/strong><\/p>\n\n\n\n Una vez que haya identificado las mejoras que le gustar\u00eda aplicar a su proceso, es el momento de trazar el nuevo flujo de trabajo e implementarlo en su equipo. Si el proceso original lo realizan normalmente varios equipos en paralelo (todos realizan el mismo proceso con diferentes entradas), le sugerimos que pruebe primero el nuevo procedimiento en un solo equipo.<\/p>\n\n\n\n Lo mejor es utilizar miembros del equipo que hayan participado en el redise\u00f1o del nuevo proceso, para que la adaptaci\u00f3n sea m\u00e1s suave.<\/p>\n\n\n\n Paso 4: Supervisi\u00f3n<\/strong><\/p>\n\n\n\n Este paso suele pasarse por alto, especialmente si el nuevo proceso es significativamente mejor que el original, pero el hecho de que funcione no significa que no haya que vigilarlo. De hecho, un cambio de proceso exitoso puede proporcionar una gran cantidad de informaci\u00f3n que puede ayudar a mejorar otros procesos en el futuro. Un seguimiento detallado tambi\u00e9n puede ayudar a mostrar a la alta direcci\u00f3n su progreso y convencerles del retorno de la inversi\u00f3n asociado a la gesti\u00f3n de procesos empresariales.<\/p>\n\n\n\n Aseg\u00farese de que su equipo utiliza las m\u00e9tricas adecuadas para identificar el progreso, medir la eficiencia y localizar posibles desajustes en la implementaci\u00f3n. Tenga en cuenta que s\u00f3lo porque un proceso funcione para un equipo, no necesariamente funcionar\u00e1 para otro. Las instrucciones y los procedimientos normalizados de trabajo deben ser f\u00e1ciles de explicar y formar a los nuevos trabajadores que los adopten.<\/p>\n\n\n\n Paso 5: Optimizar<\/strong><\/p>\n\n\n\n Este es el paso m\u00e1s importante en la disciplina de la gesti\u00f3n de procesos empresariales. Piense en esto como el paso de bucle. Incluso despu\u00e9s de haber mejorado un proceso, \u00e9ste siempre tendr\u00e1 procedimientos y aspectos que pueden mejorarse a\u00fan m\u00e1s. Tome el proceso exitoso que ha implementado, monitoreado y estandarizado, y p\u00f3ngalo de nuevo en el Ciclo de Vida BPM.<\/p>\n\n\n\n Se sorprender\u00eda de la cantidad de oportunidades de mejora que quedan por delante. Ning\u00fan proceso puede ser perfecto, pero eso no significa que no debamos esforzarnos por alcanzar la perfecci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n Contenido que te puede gustar disponible en ingl\u00e9s:<\/p>\n\n\n\n \u2192 Lean Six Sigma: the ultimate mix to process improvement<\/strong><\/a><\/p>\n\n\n\n Cu\u00e1les son los beneficios de la gesti\u00f3n de procesos de negocio?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Medir los beneficios de BPM puede ser a veces una tarea complicada. Mientras que ciertos beneficios cuantitativos son bastante f\u00e1ciles de monitorear, como el tiempo promedio de rotaci\u00f3n, el uso de recursos y las horas de trabajo, otros beneficios cualitativos son m\u00e1s esquivos.<\/p>\n\n\n\n Los procesos m\u00e1s eficientes y optimizados tienen un impacto directo en la mentalidad de los trabajadores, la facilidad de trabajo y las mejoras en la calidad de vida. Aunque esto tambi\u00e9n puede beneficiar indirectamente a las m\u00e9tricas medibles, sus beneficios a largo plazo para la salud mental de los empleados son inconmensurables.<\/p>\n\n\n\n Tambi\u00e9n es importante tener en cuenta que la Gesti\u00f3n de Procesos de Negocio tampoco es una disciplina \u00abde una sola vez\u00bb. Es una metodolog\u00eda que aporta una mejora continua y gradual que, sin duda, tendr\u00e1 un efecto a largo plazo, pero que puede ser dif\u00edcil de medir a corto plazo.<\/p>\n\n\n\n Dicho esto, el BPM ayuda a los directivos de las siguientes maneras:<\/p>\n\n\n\n – Aportar transparencia a los procesos internos.<\/p>\n\n\n\n – Visualizar los procesos a nivel macro, as\u00ed como la forma en que se afectan entre s\u00ed.<\/p>\n\n\n\n – Mejorar continuamente los procesos y reforzar la estrategia empresarial.<\/p>\n\n\n\n – Proporcionar un apalancamiento para lograr un mayor impacto en los resultados del negocio.<\/p>\n\n\n\n – Ayudar a adaptar los procesos empresariales a las tendencias actuales del mercado y los requisitos del sector.<\/p>\n\n\n\n – Aprovechar las tecnolog\u00edas emergentes.<\/p>\n\n\n\n El BPM tampoco se limita a beneficiar a los directivos y trabajadores, sino que puede tener ventajas para la compa\u00f1\u00eda en su conjunto, como las siguientes<\/p>\n\n\n\n – Reducir el desperdicio de recursos eliminando el retrabajo y las ineficiencias.<\/p>\n\n\n\n – Reducir los errores y disminuir la variaci\u00f3n de la producci\u00f3n, aumentando la consistencia.<\/p>\n\n\n\n – Ahorrar tiempo mediante procedimientos eficaces y la gesti\u00f3n de los cuellos de botella.<\/p>\n\n\n\n – Generar productos y servicios mejores y m\u00e1s precisos.<\/p>\n\n\n\n Una de las ventajas poco conocidas de la gesti\u00f3n de procesos empresariales es su capacidad para sentar las bases de la automatizaci\u00f3n de procesos. Muchas compa\u00f1\u00edas piensan que la automatizaci\u00f3n es una forma segura de mejorar sus procesos. En realidad, la automatizaci\u00f3n se basa en procesos bien engrasados para que funcionen correctamente. La automatizaci\u00f3n de un proceso mal optimizado puede fijar las ineficiencias en la piedra, lo que hace mucho m\u00e1s dif\u00edcil eliminarlas y mejorar los procedimientos.<\/p>\n\n\n\n Si est\u00e1 estudiando la posibilidad de automatizar su compa\u00f1\u00eda, puede ser una buena idea consultar nuestro libro electr\u00f3nico sobre Lean Six Sigma, que profundiza en c\u00f3mo las compa\u00f1\u00edas pueden limpiar sus procesos para prepararse para la automatizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n Los diferentes tipos de gesti\u00f3n de procesos empresariales<\/strong><\/p>\n\n\n\n Aunque todos los tipos de BPM tienen procedimientos e implementaciones similares, existen algunos tipos diferentes. Se centran en diferentes tipos de procesos y cada uno se beneficia de un enfoque ligeramente diferente.<\/p>\n\n\n\n BPM centrado en la integraci\u00f3n<\/strong><\/p>\n\n\n\n Esta forma de gesti\u00f3n de procesos empresariales se ocupa de los procesos que existen principalmente como intermediarios entre sus sistemas (por ejemplo, HRMS, CRM, ERP) con poca o ninguna interacci\u00f3n humana. Estos procesos son los principales candidatos a la automatizaci\u00f3n, si no lo est\u00e1n ya. Disponen de amplios conectores y acceso a la API para ayudar a mover los datos lo m\u00e1s r\u00e1pido posible.<\/p>\n\n\n\n BPM centrado en el ser humano<\/strong><\/p>\n\n\n\n En la otra cara de la moneda est\u00e1 el BPM centrado en el ser humano. Esto es para los procesos que son ejecutados principalmente por los seres humanos. Estos procesos a menudo requieren aprobaci\u00f3n en todo momento, y son realizados por trabajadores individuales. Se abordan mejor con el uso de una interfaz de usuario amigable e intuitiva, notificaciones f\u00e1ciles y un seguimiento r\u00e1pido. Recuerde que las mejoras deben realizarse teniendo en cuenta no s\u00f3lo los resultados de la estrategia empresarial, sino tambi\u00e9n la facilidad de uso para las personas que los ejecutan.<\/p>\n\n\n\n Centrado en los documentos<\/strong><\/p>\n\n\n\n Estas soluciones suelen aplicarse cuando un documento, como un contrato o un acuerdo, es el centro del proceso. Estas estrategias de mejora de procesos se centran en poder enrutar, formatear y verificar los documentos de la forma m\u00e1s r\u00e1pida y precisa posible, consiguiendo que se firmen y aprueben a medida que pasan por el flujo de trabajo. Este tipo de flujos de trabajo son conocidos por tener un alto \u00edndice de cuellos de botella y deben ser cuidadosamente detallados para asegurarse de que ninguno pase desapercibido.<\/p>\n\n\n\n La mayor\u00eda de los sistemas de gesti\u00f3n de procesos empresariales incorporar\u00e1n una combinaci\u00f3n de estos elementos, aunque cada uno tenga un campo en el que se especialice. No hemos profundizado en c\u00f3mo se puede automatizar cada uno de estos diferentes flujos de trabajo, es posible automatizar incluso los sistemas fuertemente dependientes del ser humano a trav\u00e9s de la hiper automatizaci\u00f3n<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Para obtener m\u00e1s informaci\u00f3n, \u00bfpor qu\u00e9 no consultar parte de nuestro material sobre hiper automatizaci\u00f3n?<\/p>\n\n\n\n Lea<\/strong><\/p>\n\n\n\n Consejos finales para iniciar su viaje de BPM<\/strong><\/p>\n\n\n\n La gesti\u00f3n de procesos de negocio es una forma excelente de encontrar oportunidades de mejora de los procesos dentro de su organizaci\u00f3n. Aunque no es la \u00fanica manera, tambi\u00e9n es un m\u00e9todo eficaz para poner en marcha cualquier proyecto de automatizaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n El \u00faltimo consejo que podemos compartir con usted sobre el tema tiene que ver con la puesta en marcha. Si quiere empezar a implementar el BPM en su empresa, lo m\u00e1s f\u00e1cil y eficaz es contratar una consultor\u00eda de negocios.<\/p>\n\n\n\n Compa\u00f1\u00edas como MJV tienen experiencia en la implantaci\u00f3n de sistemas de Gesti\u00f3n de Procesos de Negocio en una amplia gama de industrias y pa\u00edses. Si quiere saber m\u00e1s sobre lo que podemos ofrecerle, \u00bfpor qu\u00e9 no se pone en contacto con uno de nuestros consultores?<\/a> Recuerde que no tiene que hacerlo solo.<\/p>\n\n\n\n Descubra tambi\u00e9n c\u00f3mo agilizar los procesos de su compa\u00f1\u00eda con nuestro Ebook: Lean Six Sigma: a powerful pair for business process automation.<\/a> <\/p>\n\n\n\n
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